Analiza riscurilor unui proiect de digitalizare

1. INTRODUCERE

Un studiu realizat în anul 2017 de către Frey și Osborne demonstrează faptul că 47% dintre locurile de muncă sunt predispuse la înlocuirea de mașini specializate în următoarele decenii. Există însă și alte studii care confirmă acest lucru, procesul în care se dorește cel mai mult această îmbunătățire este acela de aprovizionare conform numărului mare de publicații regăsite pe www.scholar.google.ro.

Digitalizarea este, în primul rând, un proces de educare și de schimbare a culturii profesionale în sectorul public și privat. Criza a accelerat digitalizarea, dar incertitudinea și lipsa de transparență vor afecta în continuare mediul de afaceri; urmează informatizarea administrației fiscale și intensificarea controalelor în zone de risc. Contextul actual nu face decât să evidențieze nevoia de digitalizare, pentru că economiei digitale i s-a alăturat o economie a distanțării, dacă pe timp de stare de urgență, supraviețuirea multor afaceri a depins de capacitatea lor de a trece rapid către soluții digitale, în perioada următoare companiile vor continua să aibă nevoie să se întâlnească mai ușor și mai repede cu clienții lor, și cu cât mai puțină interacțiune fizică. Sigur că asta nu înseamnă că toate companiile care își propun digitalizarea propriilor procese și servicii și reușesc. De altfel, studiile arată că aproximativ 70% dintre procesele de transformare digitală eșuează. Se poate spune că trei aspecte sunt esențiale pentru digitalizare, iar în absența lor riscul de eșec este foarte mare: trebuie să lucrezi cu experți din domeniu, să aloci bugetul necesar și să ai răbdare. Digitalizarea este astăzi aproape la fel de populară pe lista de obiective a companiilor, precum este și inovația.

La nivelul marilor companii, activități precum aprovizionarea, managementul timpului, salarizarea, managementul proiectelor etc au trecut printr-un proces de digitalizare parțial sau complet. Acest fenomen s-a datorat mai multor elemente printre care mărimea companiei (în sensul de complexitate a proceselor, al numărului de angajați care participă la o activitate sau un proces, al resurselor puse la dispoziție), mărimea portofoliului de clienți, dar și complexitatea serviciilor și/sau produselor oferite, amplasamentelor multiple și așa mai departe.

La nivelul firmelor mici vânzările, comunicarea sau aprovizionarea au fost, de asemenea, automatizate, economisind astfel resurse materiale, umane și financiare importante. Spre exemplu, folosirea din ce în ce mai mult a magazinelor online care odată ce clientul a înaintat o comandă, sistemul procesează singur comanda, verifică stocurile disponibile, trimite e-mail de înștiințare a clientului cu privire la stadiul comenzii sale, întocmește facturi, aceste activități fiind cuprinse într-un lanț care vine în ajutorul firmei, scutind, în primul rând, timpi de așteptare foarte mari.

Odată cu evoluția digitală este imperativ necesar pentru organizații să învețe și să dezvolte noi metode de gestionare a riscurilor datorită impactului acestora asupra organizațiilor. Compania Capgemini susține faptul că 87% dintre companii cred ca transformarea digitală este o oportunitate competitivă, pe când restul spun că este o chestiune de supraviețuire.

În privința riscurilor, digitalizarea poate fi atât un alt proces predispus riscurilor, cât și un mod de a le descoperi, evalua și controla. Digitalizarea aduce oportunități noi, însă perfecționarea acesteia poate fi un proces complex și plin de obstacole. Apariția unor evenimente incerte este cu atât mai probabilă având în vedere faptul că digitalizarea presupune elemente de hardware, software, tehnologie, oameni, costuri și durate stabilite.

Această lucrare își propune studierea riscurilor care pot apărea într-un proiect de digitalizare. În primă fază se va analiza un caz particular, mai apoi se vor extrage unele nuanțe comune în ceea ce privește procesul, activitățile desfășurate și riscurile implicate într-un astfel de proiect. Pe de altă parte, un alt obiectiv al lucrării este acela de a găsi principalele categorii de riscuri la care proiectele se expun, cum se pot acestea trata, dar și care este costul ce poate apărea odată cu producerea unui risc.

2. CONȚINUT

STUDIU DE CAZ: DIGITALIZAREA PROCESELOR DIN CADRUL DEPARTAMENTULUI DE COMPETIȚII DIN CADRUL FEDERAȚIEI ROMÂNE DE FOTBAL

Situația actuală în cadrul departamentului

Federația Română de Fotbal (FRF) este organizația care conduce, în mod oficial, fotbalul din România. De asemenea, este singura autoritate a fotbalului recunoscută de organismele internaționale și, conform legii, este autorizată să guverneze activitatea fotbalistică. Printre principalele obiective ale activității Federației Române de Fotbal se regăsesc:

1. Organizarea, administrarea, coordonarea și controlul activității fotbalistice la nivel național;

2. Promovarea fotbalului românesc în competițiile internaționale;

3. Administrarea relațiilor sportive internaționale;

4. Organizarea unor competiții de fotbal.

La nivelul departamentului Competiții se pot observa unele anomalii și probleme în anumite perioade ale anului, mai exact în perioada destinată transferurilor. Volumul mare de muncă din aceste perioade suprasolicită resursa umană (se înregistrează depășirea cu mult a celor 40 ore săptămânale înscrise în contractele individuale de muncă) pusă la dispoziție de către FRF cluburilor afiliate în scopul realizării următoarelor activități:

1. Realizarea transferurilor și legitimarea jucătorilor;

2. Acordarea vizelor;

3. Înregistrarea contractelor;

4. Inițierea și rezolvarea litigiilor;

5. Completarea rapoartelor de joc.

Reprezentanții cluburilor de fotbal afiliate parcurg chiar și sute de kilometri pentru a ajunge la sediul FRF, consumând resurse financiare și de timp ce pot fi alocate altor scopuri, mult mai constructive. De asemenea, cozile care se formează în decursul ultimelor zile în care se pot opera activitățile mai sus enumerate prelungesc programul angajaților FRF, uneori fiind necesară realizarea a 7 ore suplimentare de persoană într-o zi.

Deloitte. (2018). Managing Risk in Digital Transformation. Risk Advisory.

Frey, C. B., & Osborne, M. (2017). The future of employment: How susceptible are jobs to computerisation? Technological Forecasting, 1-3.

Kumar, C., & Yadav Kumar, D. (2015). A Probabilistic Software Risk Assessment and Estimation Model. by Elsevier B, 1-2.

Zio, E. (2017). The Future of Risk Assessment. Reability Engineering & System Safety, 1-6.