Circulația documentelor și a informațiilor în cadrul CIC

a) Scopul si definitia activitatii

Scop:

Pentru asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor care stau la baza desfasurarii activitatii agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca si a municipiului Bucuresti.

Definitie:

Circuitul documentelor reprezinta drumul parcurs de catre acestea in cadrul agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca si a municipiului Bucuresti, la intocmirea caruia trebuie sa se tina seama de normele de utilizare a formularelor.

b) Caracteristici

b1) Principalele sub-activitati

b1.1) completarea corecta, la timp si conform reglementarilor legale a documentelor;

predarea documentelor la termenele stabilite;

b1.2) verificarea completarii corecte a documentelor de catre persoanele care au aceasta raspundere;

b1.3) arhivarea si pastrarea documentelor in spatiile corespunzatoare din incinta agentiilor pentru ocuparea fortei de munca.

b2) Principiile care stau la baza elaborarii circuitului documentelor in cadrul agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca

- legalitate

- unitate metodologica

- rigurozitate

- profesionalism

- operativitate

- eficacitate

- regularitate

- flexibilitate

b3) Rezultatele urmarite

- asigurarea consemnarii complete si corecte a informatiilor in documente;

- asigurarea unei circulatii rationale si unitare a documentelor ;

- tinerea la zi a contabilitatii agentiilor pentru ocuparea fortei de munca;

- urmarirea mai usoara a traseului parcurs de fiecare document si locul de arhivare a acestora;

c) Locul de desfasurare si dotarea necesara

c1) Locul de desfasurare:

- Spatiul corespunzator desfasurarii activitati - sediile agentiilor iudetene, locale si a municipiului Bucuresti.

c2) Dotarea necesara:

- Mese de lucru

- Linii telefonice directe

- PC –uri, retea, acces e-mail

- Imprimante

- Rechizite curente

- Posibilitati de stocare a informatilor

- Climat adecvat (temperatura, umiditate, nivel de zgomot acceptabil)

d) Personalul implicat in realizarea activitatii:

La intocmirea si aprobarea acestor documente participa tot personalul agentiei pentru ocuparea fortei de munca pe fiecare compartiment in parte, fiecare respectandu-si atributiile stabilite in fisa postului.