Controlul

1. De ce este necesar controlul?

De ce trebuie sa tinem o situatie sub control? De ce trebuie sa verifice cineva ce facem si cum facem? De ce trebuie sa controlam noi alte persoane? Intr-un cuvant, de ce este necesar controlul?

Daca am trai intr-o lume perfects, in care toate planurile organizatiei au fost indeplinite, controlul nu ar fi necesar. Dar aceasta este un ideal si nu realitatea. Factorii mediului exterior organizatiei se pot schimba neasteptat si pot influenta performantele planificate. Si factorii interni se pot modifica. Salariatii pot face greseli sau pot sa nu fie motivati sa obtina rezultate, care sa mentina organizatia pe cursul planificat.

Pierderea controlului afacerilor, intr-o economie de piata, poate avea ca efect nu numai nerealizarea de profituri, ci se poate solda si cu mari daune. De aceea, controlul este necesar pentru: a anticipa problemele, a ajusta planurile, a initia actiuni corective.

Intre plan si control exista o stransa interdependenta. Controlul fara un obiectiv de realizat (un plan) este lipsit de sens. Planul fara control este lipsit de unul din principalele mijloace de realizare.

1.2 Definitia controlului

Controlul poate fi definit ca fiind procesul de asigurare a indeplinirii eficiente a obiectivelor intreprinderii. Controlul este functia manageriala de masurare si corectare a performantelor activitatii subordonatilor, pentru ca planurile si obiectivele organizatiei sa fie realizate.

A controla inseamna a stabili standardele de performanta folosite pentru a masura progresul spre realizarea obiectivelor.

Scopul controlului este sa determine daca oamenii si diferitele componente ale sistemului, care alcatuiesc firma sau organizatia respectiva, fac CE trebuie si CUM trebuie; cu alte cuvinte, determina daca si cum se realizeaza un progres spre indeplinirea obiectivelor si a sarcinilor stabilite (planificate) a se realiza.

In aceasta definitie am subliniat cuvantul "comparare" pentru ca pune in evidenta interconditionarea reciproca dintre activitatea de planificare si cea de control, cu alte cuvinte dintre pregatirea actiunii si efectuarea totala sau partiala a acesteia, respectiv informatiile despre efectul acestor actiuni.

Functia de control, ca functie a managementului, este enumerata ultima nu pentru ca ar fi cea mai putin importanta, ci pentru ca tot ce intra in continutul celorlalte functii trebuie sa preceada, in timp, controlul.

In general, cu cat o actiune este mai bine pregatita, cu atat actiunile corective vor fi mai reduse ca frecventa si volum. Atat pregatirea, cat si efectuarea actiunii si a controlului sunt consumatoare de resurse si, deci, sunt supuse legii eficientei in raport cu efectul lor asupra realizarii obiectivelor.

1.3 Controlul ca proces

Relatia dintre planificare si control trebuie privita, pe de o parte, in dinamica, ca un ciclu ce se reia mereu in timp, deci ca proces, iar pe de alta parte, ca o constructie ierarhizata, determinata de structura obiectivelor si subobiectivelor pe diferite niveluri ierarhice. Aceasta imagine sugereaza in acelasi timp existenta unor metode si tehnici de control diferite in functie de nivelurile respective.

Astfel, obiectivele strategice si planurile stabilite la nivelul de varf al managementului sunt formulate in lumina telului si misiunii organizatiei. De la acest nivel, planurile sunt defalcate pe obiective si subobiective coordonate spre baza ierarhiei.

Pe masura ce aceste planuri sunt elaborate, trebuie stabilite si mijloacele de control pentru a putea supraveghea procesul de realizare a obiectivelor cuprinse in planuri.

Bucla de reactie a procesului de control are menirea de a asigura pentru management informatii despre progresul realizat la diferite niveluri ale planului, obiectivelor, strategiilor si tacticilor precum si la nivelul performantelor individuale. Bucla de reactie (feedback-ul) indica procesul realizat in indeplinirea planurilor, dar poate indica si necesitatea ajustarii planurilor. Se poate considera, in esenta, ca procesul de control consta din trei etape principale:

1. stabilirea standardelor folosite in masurarea progresului sau lipsei de progres in realizarea obiectivelor;

2. masurarea performanfelor, inregistrand abaterile fata de standarde;

3. intreprinderea de acfiuni de corectare si eliminare a abaterilor.