Utilizarea sgbd-urilor Relaționale în Aplicațiile de Gestiune Economică

1. MICROSOFT ACCESS. INTRODUCERE

Microsoft Access este un program foarte util pentru noi, viitorii contabili, deoarece pentru întreprinderile mici şi mijloci putem să ţinem evidenţa şi să găsim informaţia dorită foarte uşor, fără să mai fie nevoie să răsfoim dosare grele şi pline de praf care stau în arhivele întreprinderilor.

Obiectivele urmărite în organizarea datelor cu ajutorul Microsoft Access:

minimizarea timpului de acces la date;

- minimizarea spaţiului de memorie (internă şi externă) ocupat de date;

- minimizarea redundanţei datelor;

- reflectarea tuturor legăturilor dintre obiectele, fenomenele şi procesele economice pe care aceste date le reprezintă;

- permite schimbarea structurii datelor şi a relaţiilor dintre acestea fără modificarea programelor care le prelucrează;

Microsoft Access ne oferă posibilitatea de a aplica restricţii şi securitate a datelor împotriva acceselor neautorizate. Pe de altă parte alte programe sunt mai costisitoare iar noi nu avem persoane instruite, iar Microsoft Access este un program care face parte din pachetul Office şi este la îndemâna fiecărui utilizator, deci poate fi utilizat atât de persoane calificate cât şi de începatori ai informaticii fară costuri prea mari.

2. CREAREA BAZEI DE DATE

Access oferă posibilitatea creării unei noi baze de date folosind Database Wizard, pornind de la un şablon. Putem selecta opţiuni puse la dispoziţie de wizard pentru a personaliza baza de date, astfel încat să se potrivească cerinţelor noastre. Dupa încheierea procesului de rulare, putem modifica designul oricărui obiect pe care acesta îl crează.

Întrucât nici una din bazele de date create de expert nu ne oferea ceea ce ne doream, am optat pentru crearea unei baze de date pornind de la zero, urmând pasii:

1. Selectarea File/New

2. Blank Database din lista de opţiuni aflată în partea dreaptă a ecranului

3. Salvarea bazei de date nou create

Din acest moment am putut adauga în baza de date Sc HoUsE.mdb, după necesităţi, tabele, interogări, formulare, rapoarte, care sa alcatuiască o aplicatie funcţională.

3. CREAREA DE TABELE

Tabelele sunt punctul de plecare într-o aplicatie, toate obiectele într-o baza de date au legatură, directă sau indirectă, cu tabelele, chiar dacă datele sunt stocate într-o baza de date Access sau dacă se face referire către ele folosind o tabelă externă.

Pentru identificarea tabelelor necesare funcţionării aplicaţiei, s-au extras din documentele de intrare atribute ce au avut ca rezultat cele 9 tabele ce stau la baza proiectului. În procesul de creare al acestora ne-am ajutat de Table wizard, rezultatul find prezentat în Fig.1.

Tabelele au fost create cu ajutorul comenzii Create table în Design view din interiorul ferestrei Database, ulterior putând fi modificate prin comanda Design View (Fig.2).

În caz de necesitate, putem adăuga sau anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia primară de pe un câmp pe altul, selectam câmpul nou, apoi acţionam butonul din bara cu instrumente. Pentru a stabili cheia primară pe cateva câmpuri, le selectam, apoi acţionăm acelaşi buton. Pentru a anula una sau mai multe chei primare, executăm comanda Indexes din meniul View, apoi în caseta care se deschide selectam câmpurile respective şi apăsăm tasta Delete.