Etica în corespondență

Corespondenţa, alături de comunicarea orală, este principala formă de manifestare a relaţiilor nterumane, fie ele oficiale sau particulare, şi la întocmirea ei este necesar să se ţină seama de unele reguli convenţionale de politeţe, de o anumită etichetă specifică raporturilor întreţinute pe calea scrisului.

Corespondenţa trebuie tratată cu deosebită grijă, atât în ce priveşte conţinutul, cât şi aspectul ei exterior, întrucât aceste elemente sunt considerate expresia atenţiei faţă de destinatar şi concură la formarea, în ochii acestuia, a imaginii despre autor, fie el persoană privată sau instituţie.

Stilul corespondenţei oficiale este supus unor reguli generale, determinate de uzanţele în materie şi de convenţiile la care s-a ajuns pentru a conferi raporturilor scrise demnitatea şi corectitudinea corespunzătoare. Acest stil are ca scop să asigure destinatarii de faptul că aceia care li se adresează le respectă rangul, poziţia oficială, deferenţa ce li se cuvine în raport cu expeditorii şi, în cazul corespondenţei diplomatice, să situeze comunicarea în cadrul principiilor de egalitate, respect reciproc şi consideraţie mutuală între statele, instituţiile sau organizaţiile în cauză.

Oricare ar fi caracterul corespondenţei, hârtia întrebuinţată este de dorit să fie de bună calitate, în cazul celei oficiale trebuind să se aibă în vedere necesitatea ca aceasta să răspundă cerinţelor de arhivare, deci de păstrare îndelungată a unor documente. Formatul hârtiei destinată corespondenţei este, de regulă, 21x29,7, cunoscut sub denumirea de format A4.

Pentru corespondenţa oficială, culoarea hârtiei e preferabil să fie albă. Dacă, totuşi, se doreşte folosirea unui suport colorat, se poate utiliza o hârtie de culoare gri sau bleu, în ambele cazuri în nuanţe foarte deschise.

Prin corespondenţă oficială se înţelege comunicarea scrisă între instituţii şi organizaţii recunoscute ca atare, precum şi cea adresată de către cetăţeni unei autorităţi sau trimisă acestora de către o autoritate.

Corespondenţa oficială este un domeniu în care se poate spune că forma are aceeaşi importanţă ca şi fondul, ca şi ceea ce se comunică. Tot ceea ce este scris rămâne! Şi acest gen de scriere, spre deosebire de corespondenţa privată, nu-i implică doar pe autori, ci şi organismele pe care aceştia le reprezintă; în orice caz, corespondenţa oficială angajează relaţii publice, raporturi internaţionale.

Oricum, forma scrisă a comunicării în cadrul oficial are o largă circulaţie şi se bucură de mare longevitate: mai multe persoane, din anturajul destinatarului sau din afara acestui anturaj, aflate la diferite niveluri de intervenţie, vor lua cunoştinţă de „opera“ noastră devenită document; acesta va prilejui deschiderea unui dosar, va putea suscita întâlniri, discuţii, va solicita un răspuns şi, intrând în arhivă, va putea fi readus în dezbatere oricând, întrucât memoria instituţiilor este durabilă!

În cazul instituţiilor, foaia de hârtie destinată corespondenţei oficiale are, de regulă, un antet, plasat fie în partea de sus-centru a foii, fie în cea de sus-stânga, şi conţine denumirea completă a instituţiei în cauză sau numele şi funcţia oficialităţii respective, ca de exemplu: „Ministerul Afacerilor Externe“, „Consiliul Economic şi Social“, „Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative“, „Asociaţia Română de Politică Externă“, „Joseph Verner Reed, Ambasador al Statelor Unite ale Americii“ ş.a.

Folosirea unor termeni cât mai precişi, mai adecvaţi pentru expunerea celor tratate în corespondenţa oficială, atenţia faţă de ortografie şi punctuaţie în redactarea unei astfel de corespondenţe sunt cerinţe de care trebuie să se ţină seama cu toată rigoarea. Orice scăpare în această privinţă poate duce la ambiguităţi în interpretarea textului întocmit, ceea ce, în cazul documentelor oficiale, poate avea consecinţe nedorite, unele chiar deosebit de grave, dacă este vorba de documente diplomatice.