Funcția de control - evaluare în instituțiile publice

Funcţia de control-evaluare în instituţiile publice (de învăţământ)

1. Conceptul de funcţie a managementului

1.1. Definirea managementului

Din punct de vedere istoric, managementul a început a se individualiza ca o artă. O data cu îmbogăţirea experienţei şi a formulării unor noi concepte teoretice verificate în practică, managementul a primit tot mai mult caracteristicile unei ştiinţe. Nu este lipsită nici părerea celor care activează în economia reală, aceea că managementul este o activita practică, inglobând mai puţine elemente ce ţin de artă sau ştiinţă.

Ţinând cont de definiţiile date în literatura de specialitate, managementul poate fi definit ca fiind activitatea/procesul de planificare, organizare, coordonare, motivare şi control al membrilor unei organizaţii pentru atingerea unui anumit obiectiv, pe fondul utilizării cu maximum de eficienţă a resurselor de care dispune acea organizaţie. Resursele de care dispun organizaţiile pot fi: materiale, financiare, umane, informaţia şi timpul.

Managementul unei unităţi economice gravitează în jurul unor activităţi pe care trebuie să le înfăptuiască şi care, de fapt, se sintetizează în funcţiile (atributele) sale. Inginerul francez, Henri Fayol, considerat a fi unul dintre „părinţii” managementului, a delimitat pentru prima dată procesul de management pe funcţii. Astfel, de atunci şi până în prezent, se ragăsesc cel mai adesea următoarele funcţii: funcţia de planificare, funcţia de organizare, funcţia de coordonare, funcţia de motivare şi funcţia de control.

În literatura de specialitate funcţiile managementului sunt definite ca eforturi de gândire şi acţiune raţională, specifice activităţii de management, care declanşează un ciclu logic de desfăşurare a evenimentelor viitoare, de pregătire, previziune şi organizare a mijloacelor existente, de cunoaştere şi influenţare a oamenilor.

1.2. Funcţia de planificare

A întrezări şi, eventual, a cuantifica evoluţia viitoare a unor fenomene de natură economico-socială, prezintă o importanţă deosebită pentru activitatea unei unităţi economice. În funcţie de acest lucru unitatea poate activa sau nu într-un anumit climat şi poate să obţină rezultate care săi

asigure funcţionalitatea. Funcţia de planificare are în vedere un efort de gândire şi acţiune a managerilor în scopul de a identifica anticipative problemele care vor interveni în activitatea unităţii, din interiorul şi/sau din afara ei. Cunoscute cu anticipaţie se creează, datorită timpului aflat la dispoziţie, posibilităţi mai mari de soluţionare a problemelor, de încercare de adaptare la evoluţia mediului în care funcţionează unitatea economică. Previziunea a devenit o parte integrantă a mentalităţii managerilor, care trebuie ca prin activitatea pe care o desfăşoară, să anticipeze modul de desfăşurare a activităţilor. Managerul trebuie să orienteze permanent unitatea pentru obţinerea unor performanţe superioare prin anticiparea modalităţilor de derulare a proceselor economice din unitate, pe baza rezultatelor obţinute şi experienţa acumulată.

În general, manifestarea funcţiei de planificare presupune si stematizarea activităţilor şi parcurgerea următoarelor etape:

- Stabilirea perspectivei, respectiv a direcţiei în care trebuie dirijată acţiunea, urmărind identificarea întregului set de informaţii necesar, pe baza cărora se formulează acţiunile posibile de iniţiat. În această etapă se prefigurează viitoarele investiţii şi dezvoltarea mijloacelor de producţie, în funcţie de noua structură a activităţilor ce se va desfăşura în unitate.

- Definirea obiectivelor, pe baza informaţiilor analizate în etapa anterioară, sunt formulate obiectivele generale, la nivelul unităţii economice, cât şi cele derivate la nivelul subdiviziunilor organizatorice care sunt implicate în realizarea acestora. Derivarea obiectivelor generale se realizează numai când previziunea se referă la o perioadă de timp mai mică.

- Stabilirea programelor pentru fiecare sector de activitate, acestea fiind considerate ca parte integrantă din programul general.

- Definirea mijloacelor materiale şi financiare necesare obiectivelor propuse. Se recomandă ca în această etapă, managerul să efectueze pe baza unui sistem complet de parametrii şi / sau indicatori, o analiză amănunţită a eficienţei economice privind utilizarea factorilor de producţie implicaţi în realizarea obiectivelor propuse.

- Evaluarea consecinţelor deciziilor adoptate, care va cuprinde atât aspecte privind desfăşurarea proceselor economice din unitate cât şivalorificarea rezultatelor obţinute.

1.3. Funcţia de organizare

Funcţia de organizare reprezintă componenta cea mai complexă a managementului. Aportul său se manifestă în cea ce priveşte realizarea obiectivelor rezultate ca urmare a manifestării funcţiei de previziune. Mai mult, are menirea să indice “cum să facă” unitatea economică pentru a atinge obiectivele prestabilite.

Manifestarea funcţiei de organizare, are drept consecinţă constituirea unităţii ca sistem economic, se determină starea de ordonare şi structurile organizatorice. Prin exercitarea de către manager a acestei funcţii elementele sistemului - unitatea economică - sunt corelate într-un ansamblu coerent şi determinate să acţioneze ca un mecanism unitar, în vederea realizării obiectivelor propuse.

Organizarea, ca funcţie a managementului poate fi definită prin ansamblul acţiunilor întreprinse în vederea utilizării cu maximum de eficienţă a resurselor materiale, umane şi financiare pe care le are la dispoziţie unitatea economică. Pentru utilizarea eficientă a factorilor de producţie, managerul trebuie să iniţieze acţiuni şi să adopte decizii menite să asigure raporturi şi proporţii optime între toate categoriile de resurse, să elaboreze şi să aplice în practică structuri raţionale de organizare şi să practice cel mai potrivit sistem informaţional.

Unităţile economice au anumite dimensiuni şi prezintă anumite particularităţi, cu toate acestea, funcţia de organizare se manifestă sub toate componentele sale, doar că amplitudinea şi frecvenţa acestora este în raport de mărimea şi complexitatea proceselor economice. Oricât de mică ar fi o

unitate economică, cu personalitate juridică, funcţia de organizare se manifestă sub toate componentele sale.

În general, exercitarea funcţiei de organizare presupune următoarele:

• Delimitarea subdiviziunilor organizatorice (compartimentelor) în care se vor desfăşura activităţi de obţinere a produselor sau a serviciilor pentru unităţi sau terţi. Compartimentarea unităţii, raţionalizarea acestora asigură o bună punere în valoare a resurselor de care dispune. În acest sens, prezintă interes aspecte cum sunt: numărul, felul şi dimensiunea, ca locuri în care se desfăşoară activitatea productivă.

• Stabilirea posturilor, care se delimitează pe baza unor norme şi a volumului lucrărilor necesare de executat într-o perioadă dată. Aceste lucrări sunt grupate după anumite criterii, dând naştere funcţiunilor unităţilor economice.

• Precizarea sistemului de relaţii organizatorice care au menirea, între altele, să asigure unitatea de conducere şi cooperarea între posturi sau compartimente.

• Definirea sistemului informaţional, fără de care nu se poate concepe desfăşurarea procesului decizional şi în consecinţă procesul de management.

Organizarea ca funcţie a managementului se exercită la nivelul unităţii cât şi la principalele sale componente. Profilul, specializarea, structura de producţie, organizarea muncii şi a sistemului de management existent în unitate, este rodul manifestării funcţiei de organizare. În condiţiile trecerii la economia de piaţă, când fiecare unitate existentă sau cea care se înfiinţează îşi caută identitatea, organizarea prezintă un anumit dinamism, ea trebuie să se adapteze la noile cerinţe şi să ofere răspunsul la unele probleme de funcţionalitate a unităţii.