Piața Soluțiilor de Management al Documentelor

Tendinţe actuale în managementul documentelor

În multe organizaţii, informaţii esenţiale sunt „închise“ în teancuri de hârtii sau în „insule“ izolate de informaţii electronice. Companiile şi instituţiile sunt copleşite de cerinţele de gestionare a informaţiilor, de conformitate cu cerinţele legale, diverse regulamente/reglementări specifice, având costuri de gestionare a informaţiilor în continuă creştere .

Organizaţiile sunt preocupate mai mult ca niciodată de managementul documentelor. Mai mult de 80% din informaţia dintr-o organizaţie este informaţie nestructurată. Datorită exploziei acestui tip de informaţie, organizaţiile au nevoie de soluţii şi strategii pentru a le ajuta la controlul şi transformarea acesteia intr-un avantaj, transformarea riscului într-o oportunitate şi reducerea costului utilizării informaţiei .

Fig. nr.1 Circuitul informaţiei nestructurate (*www.marketwatch.ro)

Gestionarea şi comunicarea într-un mod structurat şi eficient a informaţiilor în cadrul unei organizaţii este o activitate complexă şi dificil de realizat, dar reprezintă una dintre bazele funcţionării organizaţiilor.

Fluxul şi gestiunea documentelor sunt elemente critice pentru succesul unei organizaţii, fie că este vorba de documente scanate, documente electronice generate pe calculator sau formate complexe de fişiere. Livrarea informaţiei corecte, către persoana potrivită, la momentul potrivit este un element fundamental al activităţii zilnice.

Dezvoltarea societăţilor comerciale impune căutarea unor soluţii de compromis pentru accelerarea schimburilor de documente, conservarea lor, într-un cadru legal evolutiv şi cu costuri rezonabile.

Există mai multe aspecte care impun utilizarea unui produs de management al documentelor, însă cele mai evidente ar fi:

-evitarea sincopelor în trasmiterea fizică a documentelor;

-reutilizarea informaţiilor existente;

-adaptarea la cerinţele tehnologice ale partenerilor;

-promovarea unei imagini coerente şi consitente;

-necesitatea încadrarii în anumite standarde.

Orice aplicaţie de document management trebuie să aibă în vedere:

- registratura electronică;

- managementul documentelor de uz current – indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regăsire;

- managementul documentelor din arhiva organizaţiei – digitizare, indexare, mecanisme de regăsire, control al accesului, interval de păstrare.

2. DOCUMENTUM – lider în managementul ciclului de viaţă a informaţiilor

Compania EMC este liderul mondial în sisteme, software, servicii şi soluţii de stocare şi gestiune a informaţiilor. EMC Documentum oferă soluţii de gestiune a conţinutului unei organizaţii (eng. Enterprise Content Management) ca parte a strategiei de gestionare a ciclului de viaţă al informaţiei (ILM – Information Lifecycle Management) .

Într-o singură platformă, Documentum permite oamenilor să colaboreze pentru crearea, gestiunea, distribuirea şi arhivarea informaţilor esenţiale proceselor de afaceri – incluzând documente, email-uri, pagini de web, înregistrări şi multimedia.

Fiind mult mai mult decat o bază de date pentru conţinut nestructurat, Documentum livrează o soluţie pentru gestiunea întregului ciclu de viaţă al documentelor la nivel de organizaţie .