Tabloul de Bord

Tabloul de bord constituie un sistem de indicatori care orientează atenţia responsabililor asupra punctelor cheie de urmţrit în vederea îndeplinirii obiectivelor fixate, oferind posibilitatea măsurării drumului parcurs pentru atingerea acestor obiective şi, totodată, permiţând luarea deciziilor, punerea în aplicare a planurilor de acţiuni şi luarea măsurilor corective. Aşadar, informaţiile acestuia sunt prezentate într-o formă sinoptică, prestabilită, referitoare la principalele rezultate ale activităţilor firmei sau a unora dintre ele şi la factorii principali ce condiţionează derularea lor eficace şi eficientă.

Printre oportunităţile pe care le oferă acest sistem, amintim faptul că oferă responsabililor decidenţi posibilitatea de a comunica cu cei conduşi în vederea obţinerii informaţiilor cu privire la derularea tuturor activităţilor întreprinderii, de a atrage atenţia responsabililor asupra punctelor cheie ale gestiunii în scopul ameliorării acesteia, şi, în acelaşi timp, permite conducerii întreprinderii posibilitatea de a-şi concentra acţiunile asupra anumitor domenii de activitate şi de a fixa, pentru acestea, obiectivele încredinţate unor centre de responsabilitate.

Acest tablou constituie un instrument de lucru indispensabil conducerii operative a întreprinderii, fiind conceput ca un centralizator de informaţii referitoare la starea şi evoluţia fenomenelor economice.El este instrumentul care oferă conducerii sinteza absolut necesară pentru a cunoaste şi efectua, într-un interval minim de timp, o analiză cât mai completă asupra modului de desfăşurare a activităţilor conduse, în care evaluarea nivelului atins se face precis, pe baza datelor certe, obţinute sistematic şi oportun.

Conceperea tabloului de bord este o etapă pregătitoare, dar fundamentală în asigurarea succesului folosirii ca instrument managerial. Principalele aspecte pe care le vizează se referă la:

a) Stabilirea organigramei de gestiune. Organigrama de gestiune este o reprezentare formalizată a responsabilităţilor exercitate în mod real şi a comunicării existente între diferitele niveluri ierarhice şi sectoare de activitate ale întreprinderii. Tabloul de bord trebuie să se adapteze organizării existente.

b) Stabilirea compartimentului responsabil cu conceperea şi asigurarea logisticii necesare funcţionării tabloului de bord.

c) Fixarea obiectivelor firmei şi componentelor sale, precum şi a obiectivelor referitoare la conceperea,completarea, transmiterea şi utilizarea tabloului de bord.

Obiectivele firmei sunt evidenţiate prin indicatori cantitativi şi/sau calitativi ce exprimă, într-o abordare sistematică, scopul pentru care au fost înfiinţate şi funcţionează întreprinderea şi componentele sale procesuale şi structurale.

d) Întocmirea unui desfăşurător de atribuţii, competenţe şi responsabilităţi specifice, care să permită realizarea obiectivelor ce le revin.

e) Precizarea în detaliu a atribuţiilor, competenţelor şi responsabilităţilor fiecărui compartiment funcţional şi operaţional implicat în furnizarea de informaţii sau completarea de machete. Practic, in situatia unui tablou de bord complex, toate compartimentele participa intr-o formă sau alta, la derularea principalelor etape cerute de utilizarea sa.

f) Determinarea nevoilor informaţionale ale beneficiarilor de informaţii, aflaţi în diverse ipostaze ierarhice. Punctul de pornire îl constituie elementele de definire a postului – obiective individuale, sarcini, competenţe şi responsabilităţi. Realizarea obiectivelor şi exercitarea sarcinilor necesită o anumită cantitate de informaţii, cu o anumită strctură care trebuie foarte precis stabilită anterior, pentru a asigura o informare completă, corectă şi utilă în timp.

g) Precizarea indicatorilor şi a altor modalităţi de măsurare a obiectivelor şi realizărilor. Alegerea indicatorilor permite conştientizarea responsabililor şi orientarea acţiunii pe termen scurt prin controlul punctelor cheie. Indicatorii folosiţi trebuie să ofere un sistem coerent ce reprezintă ansamblul activităţii de exploatare a întreprinderii. Deşi nu se poate evidenţia un sistem inchegat, reprezentativ de indicatori, firmele folosesc mai multe tipuri:

1. Indicatori cantitativi şi de volum: (1) de eforturi, de exemplu, costurile de producţie, capitalul fix, numărul de personal, salariile, stocurile de active circulante şi (2) de efecte, de exemplu, profitul, cifra de afaceri, producţia de marfă fabricată, producţia fizică, venituri totale, din care: de exploatare, financiare şi extraordinare.

2. Indicatori calitativi sau de eficienţă: productivitatea muncii, salariul mediu, rate de rentabilitate (rata rentabilităţii fondurilor consumate, rata rentabilităţii activelor, rata rentabilităţii comerciale, rata rentabilităţii economice, rata rentabilităţii financiare), lichiditatea şi solvabilitatea, rata trezoreriei, viteza de rotaţie a activelor circulante, etc.

3. Comentarii: analize de ecart, rapoarte de acţiuni, rezultate aşteptate ale acţiunilor.

Tabloul de bord poate fi conceput, realizat şi utilizat de către orice manager, fără însă a exista un tablou de bord tip, valabil pentru toate funcţiile de conducere.Există două categorii principale, după volumul şi structura informaţiilor prezentate:

- tabloul de bord restrâns cu un volum relativ mic de informaţii zilnice, care implică eforturi reduse pentru culegerea informaţiilor şi transmiterea lor.

- tablou de bord complex, destinat unei informări mai ample cu referiri la toate aspectele importante implicate în activitatea organizaţiei şi a managementului participativ.Acest tip, necesită volum mare de muncă pentru completarea zilnică.

h) Colectarea informaţiilor. Asigură existenţa datelor la termenele alese şi cu frecvenţa dorită, calculul indicatorilor şi măsurarea importanţei acţiunilor ce urmează a fi întrepătrunse. Pe baza indicatorilor reţinuţi, se determină cei pentru care există deja informaţii disponibile în întreprindere. Pentru indicatorii la care nu se găseşte o sursă imediată utilizabilă, se studiază datele existente şi se convertesc la forma cerută de indicator.

i) Redactarea corectă a tabloului de bord şi utilizarea informaţiilor. Acest lucru presupune prezentarea indicatorilor la termenele stabilite pentru a permite o acţiune rapidă şi eficientă. Pentru aceasta se stabileşte forma finală şi se pun la punct regulile de exploatare a tabloului de bord.

Aşa cum se arată în literatura de specialitate, pentru ca tabloul de bord să reprezinte un instrument efectiv de conducere, în conceperea lui trebuie respectate mai multe cerinţe sau reguli. Astfel, tabloul trebuie să reunească toate informaţiile implicate în realizarea obiectivelor atribuite sistemului conducător iar aceste informaţii trebuie să caracterizeze activităţile în evoluţia lor, astfel încât din analiza acestora să rezulte deciziile corective ce se impun. Forma acestora trebuie să fie expresivă, astfel încat sistemul conducător să fie avertizat asupra semnificaţiei lor, pentru a declanşa decizia de corecţie. Tabloul de bord trebuie să poată fi completat operativ, oferind posibilitatea cadrelor de conducere să reacţioneze prompt prin decizii, acţiuni şi comportări adecvate, atunci cand realmente este necesar.

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN BUCUREṢTI

FACULTATEA DE CONTABILITATE ṢI INFORMATICĂ DE GESTIUNE