Sistemul Specific de Contabilitate Hoteliera - Scurt Istoric și Particularitati

In cursul anului 1925, la initiativa hotelierilor din New York, un grup de profesionisti- hotelieri si experti contabili - au definit bazele unui sistem specific pentru prezentarea imformatiilor contabile. Odata nascut Uniform System of Accounts for Hotels and Restauranrs, si tinand cont de succesul initiativei, Asociatia Hotelurilor si Motelurilor Americane a decis sa il adopte si sa il considere drept sistemul contabil al industriei hoteliere americane.

Scopul primordial a fost sa ofere unitatii de cazare o contabilitate adaptata exploatatiei si nevoilor sale, un mijloc simplu si eficace pentru a urmari si controla activitatea hotelului. In acelasi timp, prezentarea informatiilor se face intr-o forma omogena, standardizata ceea ce permite atat comparatiile in timp cat si intre hoteluri.

Din 1925 sistemul a fost modificat si imbunatatit, dar principiile de baza au ramas aceleasi. In prezent este utilizat pe scara larga nu numai in Statele Unite, ci si pe plan international si in special in Europa. Cvasigeneralizarea sistemului la nivelul lanturilor hoteliere este determinata si de diversitatea sistemlor contabile nationale ale diferitelor tari de amplasare.

Eficacitatea sistemului este demonstrata prin natura informatiilor oferite perfect adaptate nevoilor, fiabilitatea si operativitatea lor data fiind simplitatea procedurilor de lucru. Pe aceasta cale se ajunge la transformarea contabilitatii intr-un real instrument de gestiune, care permite adoptarea celor mai bune decizii.

Principiul sistemului consta in inregistrarea operatiunilor simultan, dupa natura lor( in concordanta cu reglementarile contabile nationale) si pe activitati. Astfel incasarile si cheltuielile directe vor fi inregistrate distinct, pentru fiecare prestatie in parte. Fiecarei prestatii ii va corespunde un departament operational. Cheltuielile indirecte, care nu pot fi asociate unei prestatii anume, sunt regrupate in cadrul departamentelor functionale.

Departamentele operationale sunt cele care genereaza, concomitent venituri si cheltuieli( cazare, alimentatie etc.). Poate fi acceptata constituirea unui departament operational in conditiile unui venit realizat de minim 10% din veniturile totale ale unitatii de cazare. Celelalte prestatii, cu o pondere minora, sunt reunite intr-un departament numit alte servicii operationale.

Invariabil departamentele functionale considerate sunt in numar de trei: administratie si gestiune generala, marketing, energie si intretinere.

Pentru ca sistemul sa isi dovedeasca pe deplin eficacitatea, structura organizatorica pe departamente ar trebui sa reproduca exact distinctia facuta in cadrul sistemului contabil. In acest sens activitatile de marketing-vanzari ar trebui sa constituie un departament aparte.