Proiect PSI - SC Contabilitate SRL

Firma SC CONTABILITATE SRL a fost înfiinţată în anul 1997, având sediul în localitatea Huşi, judeţul Vaslui şi un punct de lucru deschis din anul 2004 în municipiul Iaşi.

Principalul obiect de activitate al firmei îl reprezintă: Activităţi de contabilitate si audit financiar, consultanţă in domeniul fiscal.

În ambele locaţii, biroul se află la parterul unui bloc de locuinţe. Calea de acces în imobil se face pe bază de cartelă optică sau prin deschiderea uşii din interior. Accesul în interiorul firmei se face doar pe bază de chei, fiecare angajat deţinând câte o copie. Atât cartelele, cât şi cheile pot fi uşor substituibile, deci există posibilitatea de a fi folosite şi de persoane neautorizate. Nu există sistem de alarmă şi nici de supraveghere video.

Societatea are un număr de 6 angajaţi din care:

- un contabil-şef (care este şi administratorul firmei);

- un specialist IT;

- patru contabili.

Sistemul informatic

Principalele mijloace tehnice utilizate în prelucrarea şi stocarea datelor contabile sunt calculatoarele electronice. În fiecare dintre cele 2 locaţii se găsesc 4 calculatoare, conectate în reţea, astfel încât să se poată folosi în comun anumite resurse. Întreaga reţea de calculatoare este conectată la Internet prin conexiune directă – fibră optică. Fiecare calculator este protejat printr-un sistem antivirus performant. Sistemul de operare folosit este Windows XP. Programele de contabilitate folosite sunt: Ciel Conta pentru obţinerea raportărilor lunare şi anuale şi GVS pentru introducerea înregistrărilor primare. GVS reprezintă o aplicaţie cu baze de date dezvoltată, cu ajutorul programului Visual FoxPro, de către specialistul IT.

Resurse informaţionale ale firmei:

- suporţi informaţionali: documente şi registre contabile, dosare, cd-uri, dvd-uri, stick-uri;

- transportatori: reţeaua de calculatoare, Internetul, liniile telefonice;

- procesatori: angajaţii, echipamentele software şi hardware.

Principiile CIA

-Confidenţialitate

Informaţii publice – divulgarea acestora nu aduce niciun prejudiciu firmei; sunt destinate publicului larg:

- programul de lucru;

- adresă, număr de telefon, adresa de e-mail şi a paginii de internet;

- informaţiile postate pe pagina web a firmei;

- numele administratorului;

- datele de identificare ale firmei (CUI, Nr. de înregistrare la Registrul Comerţului etc.);

- situaţii financiare anuale ale firmei şi ale clienţilor;

- obiectul de activitate;

- numărul de angajaţi;

- tarifele standard.

Informaţii interne – divulgarea acestora nu aduce niciun prejudiciu firmei; sunt destinate angajaţilor şi partenerilor apropiaţi:

- regulament de ordine interioară (ROI);

- atribuţiile fiecărui angajat, consemnate în fişa postului;

- regulament de utilizare al programelor informatice;

- rapoartele fiecărui angajat;

- organigrama;

- programele utilizate pentru diverse declaraţii fiscale, fişe fiscale, situaţii fiscale, ordine de plată, foi de vărsământ;

- circuitul documentelor, modalitatea de arhivare a acestora.

Informaţii confidenţiale – divulgarea acestora pot aduce prejudicii firmei; sunt folosite de către angajaţi pentru desfăşurarea sarcinilor de serviciu, fără măsuri de protecţie exagerate:

- statul de salarii – acesta conţine informaţii confidenţiale şi din acest motiv este important ca angajaţii să nu cunoască salariile celorlalţi deoarece pot apărea discuţii neplăcute, nemulţumiri şi alte asemenea; acestea pot fi evitate prin utilizarea altui document justificativ ce trebuie semnat de către salariat, cum ar fi fluturaşul de salariu;

- lista clienţilor firmei – este considerată confidenţială deoarece o parte din documentele importante ale societăţilor se află la sediul firmei de contabilitate, deci este necesar ca acest lucru să nu fie ştiut de multe persoane; de asemenea, poate aduce prejudicii firmei şi aflarea listei de către alte firme de profil, prin atragerea clienţilor.

- nume utilizator si parolă de la programul pentru obţinerea raportărilor lunare şi anuale – reprezintă informaţii confidenţiale deoarece sunt deţinute numai de contabilul-şef; angajaţii şi alte persoane nu au acces la aceste informaţii pentru că este important ca datele introduse în acest program să rămână integre;

- informaţiile referitoare la furnizori – sunt confidenţiale pentru că firma poate obţine anumite reduceri, iar astfel de informaţii nu trebuie să fie aflate de către alţi clienţi ai furnizorului respectiv;

- tarife aplicate clienţilor pentru serviciile oferite – deşi anumite servicii au tarife standard, în general există un sistem mai complex de calculare al tarifelor; este important ca aceste informaţii să fie cunoscute doar de contabilul-şef şi de clientul respectiv; dacă sunt aflate şi de către angajaţi aceştia le pot divulga voluntar sau involuntar altor persoane, iar dacă ajung la ceilalţi clienţi, pot apărea diverse discuţii, care pot duce chiar până la încheierea contractelor de prestări servicii.

Proiect prezentat in anul 2 la Protectia si securitatea informatiilor, specializarea Contabilitate si Informatica de Gestiune