Tipuri de comunicare

Comunicarea orală

Situaţiile specifice de comunicare managerială orală sunt următoarele:

- Comunicarea faţă în faţă are avantajul că este directă şi că permite folosirea tuturor mijloacelor verbale şi nonverbale de comunicare. De asemenea, poate fi interactivă, permiţând ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal şi nonverbal.

- Comunicarea interpersonală este importantă în situaţii de evaluare a performanţei şi motivare, de dare de instrucţiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonală, focalizată pe construirea de relaţii interpersonale, este necesară în procesul de ăndrumare şi consiliere a angajaţilor.

- Comunicarea managerială în grup are funcţii caracteristice, precum: ajută la definirea grupului, sprijină procesul de implementare a deciziilor şi schimbării. O formă a comunicării în grup este comunicarea în faţa unui auditoriu; ea are ca scop formarea unei imagini proprii, a grupului sau a organizaţiei.

Comunicarea orală, ca mod de comunicare a managerului şi purtătorului de cuvânt, trebuie să ţină cont de mulţi factori de context cum ar fi: cultura organizaţională, experienţele avute de a lungul comunicării anterioare, diverse motive care stau la baza relaţiilor personale, sociale şi profesionale. Adresarea orală are ca forme specifice mai importante conferinţa de presă, prezentarea, briefingul, raportul de situaţie şi raportul final.

Cea mai practicată, în momentul de faţă, este conferinţa de presă. Cum si când se organizează o conferinţă de presă- Presa va veni daca: conferinţa va avea loc la inceputul saptamanii (pana joi), intre orele 10-17 (niciodata nu se planifică conferinte dimineata sau seara ), sa nu se organizeze evenimente de acest fel, cu ocazia sarbatorilor (Sfintele Pasti, Craciun etc.), sa se intocmească o lista corecta cu colaboratorii externi (sa existe nume complete cu titulaturile necesare, e-mailuri, numere de telefoane etc), invitaţiile să fie trimise la timp, să se monitorizeze confirmările prezenţelor, să se selecteze un moderator, în cazul în care purtătorul de cuvânt nu poate participa, să existe o serioasă pregătire, pentru că, la o conferinţă de presă, jurnaliştii vor avea intrebări de genul: Cine- Ce- De ce- De la cine - etc. De asemenea, trebuie rezervate locuri pentru parcare şi, chiar daca nu există un buget mare, la o conferinţă de presă nu se poate uita de protocol: cafea, apa minerala etc.

Materialele scrise sunt foarte importante pentru o conferinţă de presă, acestea trebuind să cuprindă descrierea sumara a evenimentului, răspunzându-de la întrebările: cine, cand, unde si de ce.

Prezentările pot avea loc în interiorul organizaţiei sau în exteriorul ei. În cazul prezentărilor în interiorul organizaţiei, se presupune, în general, că auditoriul are caracteristici comune. În legătură cu prezentările în faţa unui auditoriu extern organizaţiei, pot apărea două probleme importante:

- dificultatea adaptării prezentării şi a vorbitorului la auditoriul şi cadrul extern, mai puţin cunoscute;

- faza dificilă a întrebărilor şi răspunsurilor.

Câteva din neajunsurile frecvente, în legătură cu prezentările atât interne, cât şi externe, pot fi:

- prezentările sunt confuze (informaţia trebuie astfel organizată, încât să poată fi urmată şi înţeleasă)

- prezentările sunt prea lungi (concizia, alături de claritate, este întotdeauna apreciată)

- prezentările sunt neconvingătoare (auditoriul trebuie convins că informaţia este importantă şi că argumentele sunt corecte)

- stilul de prezentare a informaţiilor este deficitar.

Briefingul este o prezentare mai scurtă cu scop de rezumare a unor informaţii sau cu scop de informare la zi privind activităţile, proiectele în desfăşurare, programele sau procedurile.