Elemente de Protocol

Ceremonialul creeaza cadrul si atmosfera in care urmeaza sa se desfasoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codifica regulile care guverneaza ceremonialul, al carui obiect este de a oferi fiecarui participant prerogativele, privilegiile si imunitatile la care are dreptul. Ceremonialul si protocolul garanteaza egalitatea in drepturi a partenerilor, care permite fiecareia dintre ei sa-si faca auzita in mod liber vocea. Si unul si celalalt impun curtoazia care trebuie sa guverneze raporturile intre oamenii de buna credinta. Ceremonialul si protocolul guverneaza, de asemenea, negocierea, incheierea si intrarea in vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o incidenta zilnica asupra vietii si activitatii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determina ordinea de precadere intre parteneri.

2. Eticheta

,,Regulile de conduita" sau ,,regulile de comportare" la care se refera eticheta contribuie la buna desfasurare a relatiilor din societate, in general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri in special. Este foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii relationale care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor in cauza. Nu se pot concepe relatii intre parteneri fara contactul uman necesar si, in cadrul acestui contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

Necunoasterea acestor reguli poate fi considerata, in ultima instanta, o lipsa de competenta profesionala a unei persoane chemate sa reprezinte interesele unei parti pe planul relatiilor specifice. In concluzie, insusirea si respectarea unor reguli de eticheta pot si trebuie sa constituie o sarcina de ordin profesional.

A. Tinuta fizica (pe strada si in societate)

Este foarte important ca partenerii sa aiba o tinuta corecta, ingrijita, sa se controleze permanent in fiecare ocazie asupra acesteia. In societate este gresit sa te sprijini de spatarul unui scaun sau de perete, sa tii mainile in buzunar sau sa te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cat posibil, trebuie evitat sa stai cu spatele la alta persoana care este asezata pe scaun, fotoliu sau canapea. Asezarea pe scaun sau canapea trebuie facuta de asa maniera incat sa nu denote o stare de plictiseala sau satisfactia de a fi cucerit un loc pe care nu esti dispus sa-l cedezi. Trebuie evitata strangerea genunchilor cu mainile, sprijinirea capului de spatar, batutul cu degetele pe bratele scaunului. Incrucisarea genunchilor la prea mare inaltime trebuie, de asemenea, evitata. Femeile trebuie sa acorde mare atentie felului cum stau pe scaun si cum isi incruciseaza picioarele, astfel incat rochia sa poata acoperi genunchii. In timpul conversatiei este nepoliticos sa-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai multa greutate argumentelor personale sau sa-l aprobi batandu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiva, un ras zgomotos, tusea, stranutul si alte zgomote dizgratioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fata de o alta persoana sau de un grup de persoane. El comporta, in mimica si in tinuta, o serie de nuante care pot sa-i modifice sau sa-i completeze sensul, sa constituie o expresie de stima sau o simpla obligatie formala. Cateva reguli de baza in legatura cu salutul:

- barbatii saluta primii femeile;

- persoanele mai tinere saluta primele pe cele mai in varsta;

- subalternii saluta pe superiorii in grad.

Raspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsa de politete. Este recomandabil ca barbatul cand saluta cu palaria sa o tina de calota, inclinand usor capul si privind la persoana salutata. Daca mainile ii sunt ocupate, se accepta salutul printr-o simpla inclinare a capului. In alte cazuri, salutul se face printr-o inclinare a capului. De obicei, femeia raspunde la salut printr-o usoara inclinare a capului, arborand uneori un suras. In cazul intalnirii cu o persoana cunoscuta pe care nu doresti, totusi, s-o saluti, eschivarea trebuie facuta cu tact. Cand este intalnita o persoana care pare cunoscuta, fara a o putea identifica imediat, este preferabil, sa fie salutata. Persoanele care se afla intr-o masina saluta primele persoanele cunoscute de pe strada, in cazul in care au fost vazute. Daca persoana cunoscuta este impreuna cu mai multi prieteni, necunoscuti celui care saluta, se saluta tot grupul. In timpul salutului se folosesc si formulele: ,,buna dimineata, buna ziua sau buna seara". La intalnirile oficiale se pronunta denumirea rangului: ,,buna ziua domnule director, presedinte, ministru etc.

Strangerea de mana poate interveni fie cand persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorba sau a continua drumul impreuna, fie cu ocazia prezentarii lor. In cazul strangerii de mana rolurile sunt inversate: femeia este aceea care intinde prima mana, persoana cea mai in varsta celei mai tinere si persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secunda, cele doua persoane se privesc in ochi in momentul strangerii mainii.

In toate imprejurarile, barbatii se scoala pentru a strange mana interlocutorului; femeile, in schimb, nu se ridica in picioare decat cand este vorba de o persoana mult mai in varsta sau pe care doreste s-o onoreze in mod special.

Sarutul mainii continua inca sa fie practicat in numeroase locuri sau imprejurari, fiind considerat ca o forma de curtoazie, mai ales cand este vorba de femei in varsta sau casatorite, de sotii de inalti demnitari etc. Sarutul mainii se face intr-o forma politicoasa, prin aplecarea corpului, iar in anumite imprejurari este recomandabil sa se simuleze gestul (in aer liber, de exemplu). Este gresit sa se sarute mana inmanusata. De asemenea, este gresit sa se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afla impreuna.

C. Prezentarile

In probleme de eticheta, de o deosebita importanta in activitatea partenerilor este felul in care se fac prezentarile. In aceasta privinta trebuie respectate urmatoarele reguli:

- barbatul este prezentat femeii;

- persoana mai tanara este prezentata celei mai in varsta;

- persoana cu gradul inferior este prezentata celei cu grad superior

Persoana care face prezentarile se adreseaza cu formula: ,,imi permiteti sa va prezint pe ". Daca persoana recomandata are mai multe titluri, se pronunta numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soti de catre celalalt se spune simplu: ,,sotul meu" sau ,,sotia mea". La prezentarea unei perechi se va spune: domnul si doamna Ionescu sau domnul Ionescu si doamna, incepandu-se intotdeauna cu sotul. Formule ca ,,incantat", ,,sunt fericit de a va fi intalnit / cunoscut" se folosesc in mod curent.

Desi in practica noastra nu se obisnuieste autoprezentarea, in tot mai multe tari ea este cunoscuta in randul oficialitatilor si in corpul diplomatic. In astfel de ocazii trebuie sa se evite ca la autoprezentare sa se adauge, in afara de nume, apelative ,,domnul" sau ,,doamna ", adaugandu-se, eventual, functia sau calitatea. In unele situatii prezentarea sau autoprezentarea este urmata de schimbul cartilor de vizita.

Unele exceptii de la regulile de prezentare:

- fata tanara va fi ea prezentata unui barbat in varsta si nu invers;

Daca se prezinta o personalitate politica sau bine cunoscuta in viata publica se va pronunta numai titlul acesteia nu si numele; ex. ,,domnul presedinte " etc.

D. Conversatia

Orice reuniune sau actiune protocolara, oricat de atent ar fi pregatita, risca sa devina plictisitoare in lipsa unor conversatii interesante si utile. Pentru crearea unei atmosfere placute, gazda trebuie sa se gandeasca la alegerea oaspetilor, astfel incat intre acestia sa existe anumite puncte de contact, fie prin faptul ca lucreaza in aceleasi domenii de activitate sau in domenii care au contingenta intre ele, fie prin formatia lor intelectuala.

Organizarea

1. Baldrige, Letitia, Codul manierelor in afaceri, Editia IV, Business Tech International si Amerocart SRL, Bucuresti, 1996;

2. Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundatiei "Romania de maine",2000;

3. Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucuresti, 1996

4. Malita, Mircea, Diplomatia, scoli si institutii, Editia a II-a, Editura Didactica si pedagogica, Bucuresti, 1975;

5. Manciur, Emilian, Protocol institutional, Editura Comunicare.ro, Bucuresti, 2002.

6. Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura << Humanitas >>, Bucuresti, 1995 ;

7. Vedinas,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucuresti, 2000;

8. Indreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.