Utilizarea Foilor de Calcul Excel

Consideratii teoretice

Foile de calcul electronice reprezintă o modalitate de gestionare a datelor, organizate sub forma unor tabele.

Aplicaţia Microsoft Excel face parte din pachetul de programe Microsoft Office, care mai cuprinde şi alte aplicaţii: Word, Power Point, Outlook, Acces etc. Aplicaţia Microsoft Excel este o aplicaţie de gestionare a foilor de calcul electronice.

Numele de foaie de calcul provine de la procedurile manuale din contabilitate care folosesc formulare de hârtie de mari dimensiuni liniate orizontal şi vertical sub formă tabelară.

Utilizarea calculatorului a permis adăugarea la căsuţele din tabelele manuale, pe lângă valorile înscrise în ele, a mecanismului de calcul pentru aceste valori,a specificaţiilor de afişare a valorilor, etc.

Aplicaţia Microsoft Excel organizează datele în următoarea structură de date:

- Foaia de lucru(workseet), care repreznită un singur table cu mai multe linii şi coloane. Unitatea elementară adresabilă din tabel este celula, aflată la intersecţia unei expresii de calcul. Implicit, o foaie de calcul contine 2^8=256 coloane(de la A la IV) şi 2^14=16384 linii.

- Agenda de lucru(workbook), care este o colecţie de foi de lucru şi conţine implicit 6 foi de calcul, dar poate avea până la maximum 256 de foi de calcul. O sesiune de lucru a aplicaţiei Excel poate gestiona simultan mai multe agende de lucru; lista tuturor agendelor de lucru deschise la un moment dat este afişată in meniul Windows al ferestrei de aplicaţie.

O agenda de lucru se memorează într-un fişier cu extensia .XLS şi reprezintă unitatea adresabilă a aplicaţiei, la nivelul sistemului de aperare.

Cu datele dintr-un tabel, descris într-o foaie de calcul, este posibilă efectuarea următoarelor

operaţii:

- Memorarea datelor

- Actualizarea datelor memorate

- Organizarea datelor, prin operaţii de ordonare, selecţie, grupare

- Realizarea de calcule pornind de la aceste date

- Vizualizare rezultatelor, inclusive prin reprezentări grafice definite pentru datele din

tabele.

Obiectele Excel sunt elementele cu care se poate opera întru-un document Excel:

- Celula – este unitatea elementară adresabilă într-o foaie de calcul; este localizată la intersecţia unei linii cu o coloană din tabel şi se indentifică prin numele ei sau prin adresa formată din numele coloanei urmat de numele liniei;

- Linia – se identifică prin nume sau adresă, care este dată de numărul liniei;

- Coloana – se identifică prin nume sau adresă, reprezentată de una sau mai multe litere;

- Domeniul selectat – este un ansamblu de celule adiacente de formă dreptunghiulară care se identifică prin nume sau prin adresă definită de adresa celulei din stânga sus şi adresa celulei din dreapta jos, separate prin semnul “:” . Domeniul este marcat de un chenar negru iar in dreapta jos are butonul pentru autoumplere, figurat ca un pătrat negru;

- Foaia de calcul – se identifică prin nume;

- Agenda de lucru – se indetifică prin numele fişierului în care se memorează un disc.

Operaţiile care se pot efectua asupra unui obiect Excel sunt:

- inserarea = deplasarea obiectelor existente, fără a se schimba conţinutul acestora şi agăugarea unui nou obiect; pot fi inserate:

- celule(Cells…) alegând sensul dorit de deplasare a celulelor existente

- linii(Rows) prin deplasarea în jos a liniilor existente

- coloane(Columns) prin deplasarea la dreapta a coloanelor existente

- foi de calcul(Worksheet) prin poziţionarea înaintea coloanelor curente

- grafice(Chart) poziţinate în foaia curentă sau în altă foaie de calcul

- marcaje de pagină nouă(Page Break) ce impart fiecare tabelă, în patru pagini, definite în foaia de calcul curentă din punctual în care se inserează marcajul

- functii(Function…) prin activarea generatorului de funcţii

- nume(Name) care pot fi ataşate unui obiect Excel

- adnotări (care pot si si sonore) pe marginea conţinutului unei celule(Comment)

- imagini(Picture…)

- alte obiecte create de aplicaţii Windows(Object…)