Control Financiar Documentar

1.1. Definitie

Controlul documentar este procedeul de stabilire a realitatii, legalitatii si eficientei operatiunilor economice si financiare prin examinarea documentelor primare si centralizatoare, a inregistrarilor in evidenta tehnic-operativa si in cea contabila.

Asupra documentelor primare, o importanta deosebita se acorda controlului documentar, atat inainte de a se inregistra in conturi, cat si ulterior. Acest tip de control se exercita sub aspectul formei si continutului.

In activitatea de control financiar documentele si evidentele contabile trebuie privite sub triplu aspect:

- inscris constatator al unei operatiuni financiare;

- act (juridic) financiar;

- mijloc (dovada) evidenta scrisa.

Controlul documentar - contabil poate fi preventiv sau ulterior si se realizeaza pe baza documentelor justificative pe care le reflecta. Fig 1. evidentiaza acest lucru:

poate fi preventiv ulterior stabileste realitatea legalitate obiectivitat are la baza documentele primare si centralizatoare inregistrarile in evidenta tehnico-operativa situatiile financiare si bilanturile Activitatii economico-financiare Fig. 1 - Controlul documentar- contabil

2

1.2. Obiective ale controlului documentar

In activitatea financiar-contabila, pe langa documentele primare, inscrisurile initiale intocmite pentru prima data (chitanta, factura, dispozitie de plata), se intalnesc si documente secundare si tertiare in care sunt retranscrie, prelucrate sau nu, documentele primare (registru jurnal, registru inventar, situatiile financiare etc.).

In activitatea de control financiar, documentele si evidentele financiar-contabile mai trebuie privite si ca: informatie, element de cunoastere; date, expresia simbolca a informatiilor (litere, cifre) si ca documente, suport de date.

In vederea efectuarii acestui tip de control este recomandabil ca documentele sa fie grupate pe sorturi si genuri de probleme; daca, din motivul indosarierii documentelor in ordinea sosirii lor sau dupa data emiterii (si nu dupa natura operatiunilor efectuate), gruparea este dificila, se va recurge la controlul pe baza datelor de evidenta contabila, dupa natura si felul operatiunilor inregistrate in fisele contabile.

Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are urmatoarele obiective:

- autenticitatea,

- exactitatea intocmirii si valabilitatea,

- efectuarea corecta a calculelor.

Controlul vizand autenticitatea documentelor se indreapta cu prioritate asupra urmatoarelor aspecte: modul de folosire a documetelor tipizate; completarea cu toate elementele necesare solicitate de imprimat; completarea corecta a datelor si existenta eventualelor stersaturi, falsificari, adaugiri in text, corecturi nesemnate; existenta semnaturilor originale, inclusiv concordanta cu specimenele de semnaturi; concordanta dintre documente si justificarile anexate.

Controlul exactitatii intocmirii si valabilitatii documentelor se realizeaza in raport cu momentul si conditiile producerii operatiunilor economice si financiare pe care le consemneaza. De cele mai multe ori, documentele care reflecta operatiuni patrimoniale( care genereaza drepturi si obligatii) se intocmesc la anumite termene anticipat stabilite si cu respectarea unei metodologii unitare, a caror nesocotire lezeaza autenticitatea lor si pune sub semnul intrebarii exactitatea si valabilitatea acestora.

Controlul efectuarii corecte a calculelor presupune verificarea din punct de vedere aritmetic a documentelor vizand constatarea si inlaturarea erorilor de calcul care pot denatura continutul operatiunilor economice si financiare, eventual in slujba unor scopuri oculte. Sunt cazuri cand calculele sunt gresite intentionat si ascund fraude, delapidari, sustrageri, nereguli, evaziuni fiscale.