Contabilitatea are sarcina de a urmari, controla si inregistra situatia economica-financiara si activitatea entitatii. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice in dimensiunile in care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimoniul institutiei publice.
Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise. Nicio operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia respectiva.
Documentul serveste la formularea in scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificari ale patrimoniului.
Documentul care consemneaza producerea unor fapte se naste in afara contabilitatii; contabilitatea se serveste de acest procedeu pentru a realiza obiectul sau de activitate
Documentatia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea de culegere si consemnare in documente a datelor privitoare la operatiile ecnomice dintr-o intreprindere.
Documentele sunt acte scrise in care se consemneaza cifric si letric, in etalon natural, banesc sau de munca, de regula in momentul si la locul infaptuirii lor, operatiile economico-financiare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii acestor operatii si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate. In functie de continutul si destinatia lor, rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.
Astfel documentele indeplinesc urmatoarele functii:
a)Functia de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica a operatiilor economice efectuate in cadrul institutiei publice;
b)Functia de acte justificative care stau la baza inregisrarii in contabilitatea curenta a operatiilor economice consemnate in ele;
c)Exercitarea controlului economic si financiar pentru apararea integritatii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmari activitatea economica si financiara a institutiei publice in cele mai mici detali. Ele servesc la verificarea activitatilor desfasurate, prin aceasta contribuie la intiparirea autonomiei economico-financiare a institutiei publice.
Caracterul lor de acte justificative confera documentelor o functie juridica, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale intreprinderilor in cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de proba in justitie, pentru stabilirea adevarului si servesc ca baza in cercetarea organelor judiciare.
Documentele stau la baza organizarii celor trei forme ale evidentei economice: evidenta operativa, statistica si contabila. Pentru inregistrarea unor operatii, cele trei forme ale evidentei economice folosesc, in unele cazuri aceleasi documente. Indeplinirea acestor functii este conditionata de calitatea documentelor, de operativitatea intocmirii lor si circulatiei pana la locul inregistrarii si valorificarii lor.
Pentru a descărca acest document,
trebuie să te autentifici in contul tău.
