Comportament organizațional - problema comunicării între departamente

1. Prezentarea concentrata a situatiei reale

Secolul in care traim se caracterizeaza ca fiind unul al vitezei, al adaptabilitatii, al schimbarii si al flexibilitatii. Fiecare din noi avem de suntem inzestrati cu capacitati legate de aceste caracteristici, dar de asemenea nivelul la care fiecare se afla pe scara acestor trasaturi difera de la persoana la persoana.

Avem astfel un cumul de calitati (sau defecte, daca aceste trasaturi sunt pe minus) care pot constitui cu usurinta o suma a fiecarui individ. Bineinteles, la aceasta suma adaugam si alte trasaturi precum rabdare, puterea de a lua decizii, puterea de analiza etc.

Daca fiecare individ este o astfel de suma, putem deduce urmatorul aspect: orice companie, indiferent de marime, este constituita din indivizi. Astfel, orice companie este o intreaga suma a calitatilor sau defectelor pe care angajatii sai le au. Exista insa si cazuri cand angajatii pot avea diverse calitati sau defecte pe care le manifesta in viata personala, insa de care sunt constienti si pe care le pot slefui sau chiar opri in functie de necesitate la locul de munca. Din experienta insa am sesizat ca aceste cazuri sunt mai degraba izolate.

Revenind la subiectul discutiei, orice companie este o intreaga suma a trasaturilor angajatilor sai. Daca intram putin in detalii, putem observa pe baza de analiza atat subiectiva cat si obiectiva ca orice departament dintr-o companie este de asemenea o suma a trasaturilor indivizilor sai. De cele mai multe ori, un departament aduna laolalta oameni cu aptitudini si trasaturi similare. Exemplu: Departamentul de Customer Service trebuie sa aiba un nivel de rabdare deosebit de ridicat si o atentie la detalii ridicata, in timp ce nivelul de impulsivitate trebuie sa fie cat mai jos.

Insa de aici izvoraste si problema despre care vom discuta. Ce se intampla daca avem departamente formate din oameni cu aptitudini, trasaturi si caracteristici diferite, insa care sunt dependente unul de celalalt? Cum decurge comunicarea intre aceste departamente si de ce este necesara? Cand putem decide ca intre doua departamente comunicarea este defectoasa si cand putem concluzia ca intre doua departamente comunicarea este la un nivel maxim, optim pentru companie?

2. Evidențierea legăturii dintre situația prezentată si un model dezbătut în clasă în cadrul cursului de Comportament organizațional.

Desi la curs am dezbatut problema comunicarii intr-o companie, consider ca putem sa gandim la scara larga pe exemplul oferit mai sus si sa vedem lucrurile in perspectiva. Comunicarea defectuoasa intre doua departamente din aceeasi companie duce la inceput la lipsa unei comunicari eficiente si benefice pentru companie. Dar daca aceasta practica continua in timp, cum se intampla de regula? Vom ajunge, inevitabil, la o stare de conflict intre cele doua departamente. Astfel, consider ca putem aplica managementul conflictelor din cadrul unei organizatii pentru a intelege mai bine modalitatea de a rezolva aceasta problema.

Voi lua ca exemplu o companie mare, la care din fericire lucrez, Saint-Gobain. Departamentele comunica preponderent intre ele prin doua mijloace tehnologice simple si eficiente: email si telefon. Daca luam in considerare si perioada exceptionala in care ne aflam, putem introduce in aceasta categorie si video-conferintele, insa intr-o masura mai mica.

Avem astfel doua mijloace tehnologice de comunicare care priveaza oamenii de esenta comunicarii, si anume comunicarea interpersonala. Avantajele acestor tip de comunicari sunt evidente, printre ele numaram si rapiditatea sau confortul. Problema este insa ca cele doua modalitati de comunicare sunt lipsite de esenta comunicarii intre persoana: interactiunea fizica.

Interactiunea fizica, pe langa senzatia de confort pe care o daruieste, are de asemenea si capacitatea de a imbunatati comunicarea, prin caracteristicile sale non-verbale: expresii faciale, gesturi etc.

Problema intervine atunci cand interactiunea fizica lipseste. Astfel, comunicarea poate incepe sa aiba carente, care in timp pot ajunge sa dea nastere unor conflicte.