Proiectarea și Monitorizarea Evenimentelor Turistice

I. ELEMENTE INTRODUCTIVE

DEFINIREA CONCEPTULUI DE EVENIMENT TURISTIC ŞI A ASPECTELOR IMPLICATE DE MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR TURISTICE

Managementul evenimentelor turistice reprezintă o aplicaţie practică de management ce are ca scop planificarea şi dezvoltarea evenimentelor în zonele turistice consacrate sau în cadrul spaţiilor destinate organizării evenimentelor.

Evenimentele turistice sunt organizate în spaţii de cazare sau rezidenţiale din zonele turistice (hoteluri, moteluri) sau în spaţii închiriate de către organizatorii specializaţi în managementul evenimentelor turistice.

Evenimentele turistice au drept scop atragerea clienţilor în perioada de extrasezon sau organizarea de evenimente locale sau regionale, naţionale sau internaţionale, ce au ca scop promovarea unei culturi specifice unui anumit areal geografic.

Evenimentele turistice au rolul de creştere a fluxului de turişti ceea ce are drept consecinţă o creştere socială, economică şi culturală în zona geografică de organizare a evenimentelor.

Organizarea evenimentelor turistice este o afacere de succes pentru că atragerea turştilor în sistem organizat prin tour operatori permite dezvoltarea serviciilor turistice şi menţinerea profitabilităţii la un nivel constant pe toată perioada anului.

La intersecţia dintre managementul turistic şi managementul de evenimente turistice se află industria evenimentelor turistice.

Evenimentele turistice pot avea caracter unic sau repetitiv, ciclul de reluare în cazul celor repetitive fiind de la 1 până la 4 ani.

Durata evenimentelor variază în funcţie de natura acestora de la 15 până la 45 de minute în cazul recepţiilor oficiale până la câteva săptămâni în cazul olimpiadelor.

Industria evenimentelor turistice a căpătat o conturare accentuata dupa anii 90 prin constituirea firmelor de evenimente turistice specializate în organizarea evenimentelor în arealele turistice consacrate sau în spaţiile sociale ori de afaceri în care acestea sunt comandate.

Operatorii din industria de evenimente turistice colaborează în activităţile lor atât cu tour operatorii turistici cât şi cu operatorii de evenimente.

Crearea necesităţii unor evenimente având caracter social , public, privat şi deschidere locală, naţională sau internaţională este provocată de organizatorii evenimentelor, fiind considerată o afacere de succes atât pentru firma organizatoare cât şi pentru locaţia turistică.

II. TIPOLOGIA EVENIMENTELOR TURISTICE

Clasificarea evenimentelor turistice se realizează în funcţie de:

1. Scop şi obiective:

a. Evenimente de relaxare (leisure): concerte, muzică;

b. Evenimente culturale de artă sau de prezentare şi degustare de mâncăruri specifice unor tradiţii ale unui areal geografic;

c. Eveinimente private (persoanle): aniversare, onomastică, recepţii de nuntă;

d. Evenimente organizaţionale (corporatiste): meeting-uri, conferinţe, şedinţe de sfârşit de an.

2. Gradul de expunere:

a. Evenimente publice: festivaluri, caravane, târguri, expoziţii, zile ale oraşului;

b. Evenimente private: recepţii, banchete pentru marcarea unor evenimente personale, banchete de familie sau în grup restrâns;

c. Evenimente corporatiste (de afaceri, având caracter public): întruniri de vânzări, conferinţe.

3. Natură:

a. Evenimente culturale: artă, muzică, de tradiţie;

b. Evenimente politice şi de stat: recepţii oficiale, summit-uri, întruniri naţionale sau internaţionale, întruniri pan-europene, întruniri VIP;

c. Evenimente de artă şi divertisment: concerte, festivaluri, caravne;

d. Evenimente de afaceri: conferinţe, întruniri de afaceri;

e. Evenimente educaţionale şi ştiinţifice: conferinţe, simpozioane, întruniri ale comitetelor de conducere ale asociaţiilor ştiinţifice;

f. Evenimente recreaţionale: concerte, jocuri sportive;

g. Evenimente private: recepţii, banchete, evenimente de grup restrâns.

Tipologia evenimentelor turistice (culturale, educaţionale, pesonale, de afaceri) este în plină ascensiune pentru că tendinţa este de provocare a evenimentelor cu un grad mare de expunere astfel încât realizarea evenimentelor să reprezinte o afacere profitabilă din punct de vedere al organizatorilor.

Audinenţa evenimentelor turistice este reprezentată de turişti rezudenţi în spaţiul de cazare al arealului geografic în care se organizează evenimentul dar în acelaşi timp clientela sporadică reprezintă un procent apreciabil (aproximativ 10%).

Fluxul turistic poate fi dirijat către desinaţii pe care organizatorii evenimentelor vor să le promoveze ca destinaţii turistice în extrasezon.

Zonele turistice consacrate contituie punctul de atracţie turistică unde se recomandă organizarea evenimentelor turistice.

III. ELEMENTE GENERALE DE MANAGEMENT A EVENIMENTELOR TURISTICE

III.1. SERVICII ASOCIATE

Managementul evenimentelor turistice presupune planificarea, organizarea, dezvoltarea şi controlul evenimentelor turistice organizate specific în funcţie de: natura acestora, audienţă, elemente de autenticitate, gradul de repetitivitate.

Principalele etape în planificarea unui eveniment turistic:

1. Stabilirea locaţiei evenimentului (Alegerea locaţiei se realizează de organizatorii evenimentului sau de tour operator. Locaţia trebuie să fie accesibilă în termeni de infrastructură);

2. Stabilirea duratei evenimentului;

3. Stabilirea numărului de invitaţi participanţi la eveniment;

4. Stabilirea serviciilor directe şi asociate evenimentului;

5. Obţinerea acizelor necesare derulării evenimentului;

6. Închirierea spaţiului în care evenimentul va fi organizat;

7. Coordonarea transportului turiştilor şi a serviciilor de servire, acomodare;

8. Estimarea bugetului evenimentului.

Principalele aspecte pe baza cărora se realizează organizarea şi dezvoltarea evenimentelor turistice:

1. Dezvoltarea conceptului, a ideii care să caracterizeze evenimentul;

2. Coordonarea şi dezvoltarea serviciilor ce ţin de decorul şi ambianţa evenimentului;

3. Organizarea logisticii evenimentului ce ţine de următoarele servicii:

- sonorizare;

- lumini;

- efecte speciale: aparatură video, fotografiere, înregistrare şi editare eveniment, traducere simultană, plasmă de proiecţie;

- impreasariere: organizare servicii VIP, prezentator, animator;

- promovare: publicitate, reclamă;

- securitate: protecţie şi pază asigurată pentru locaţie şi pentru invitaţi;

- debarasare şi igienizare (şi servicii sanitare);

- catering. Serviciul de catering subliniază evenimentele turistice şi poate să îmbrace următoarele forme:

- welcome coffee;

- welcome cocktail;

- dinner lunch;

- break coffee;

- lunch box;

- banchet;

- recepţie;

- dineu oficial.

IV. MANAGEMENTUL SERVICIILOR DE CATERING ÎN CADRUL EVENIMENTELOR TURISTICE

Serviciul de catering are o amploare dată de naturaşi durata evenimentului.

Gradul de formalism în executarea serviciilor e dat de natura evenimentului şi standardul oficial impus în funcţie de natura invitaţilor.

Durata evenimentelor de tip:

- kocktail: 15-45 minute;

- dineu: maxim 2 ore;

- banchet: maxim 6 ore.

Organizarea evenimentelor se face în urma negocierii realizate între firma de evenimente şi organizatorii evenimentului. Negocierea se finalizează cu semnarea contractului în care se specifică:

- natura evenimentului;

- locaţia evenimentului;

- durata evenimentului;

- numărul de invitaţi participanţi la eveniment;

- serviciile directe şi conexe;

- valoarea costului;

Managementul evenimentului presupune planificarea acestuia prin negociere cu organizatorii, asigurarea logisticii şi dotările pentru eveniment pe durata acestuia.

Serviciile de catering au o amploare diversă plecând de la un minim de cafea şi gustări până la un maxim de 12-14 cursuri alimentare formate din minipreparate şi băuturi. Organizarea serviciilor se realizează sub formă de bufet cu servire de bar asociat. Servirea băuturilor este importantă în marcarea evenimentului turistic şi este executată de personal profesionist (barman, somelier).

Asocierea preparatelor sau minipreparatelor de tipul gustărilor sau antreurilor, minipreparatelor din peşte, dulciurilor şi băuturilor se realizează respectând regulile specifice. Astfel, băuturile de intrare în meniu sunt reprezentate de cele de tip aperitiv, vinuri tinere cu grad alcoolic redus, seci sau demiseci, finalizând cu băuturile grele, licoroase sau aromate ori cocktail-uri.