Negociere și Contractare

Negocierea comercială internaţională cuprinde un complex de activităţi constând în contacte , consultări, tratative desfăşurate între doi parteneri din ţări diferite, în vederea realizării unor contracte comerciale internaţionale.

Etapele negocierii:

- pregătirea negocierii;

- negocierea propriu-zisă

- finalizarea negocierii.

I. Pregatirea negocierilor comerciale internaţionale

- Formarea echipei de negociere

- Mandatul echipei de negociere

- Informarea în pregătirea negocierii şi întocmirea dosarelor de negociere

- Pregatirea variantelor de negociere

- Planul tactic la negociatorului

- Logistica negocierii

- Alegerea locului de desfăşurare a negocierii. Poziţia de aşezare

la masa negocierii

- Fixarea datei şi momentului de desfăşurare a negocierii

- Durata negocierii

- Invitarea partenerilor

- Îndeplinirea formalităţilor de deplasare

- Primirea delegaţiei partenerului de negociere şi acordarea asistenţei necesare pentru folosirea timpului liber

Formarea echipei de negociere

- Negociatorul şef (conducătorul echipei de negociere)

- Criteriile de alegere a conducătorului echipei de negociere

- abilitatea de a organiza şi conduce echipa de negociere, de a menţine solidaritatea echipei;

- gradul de responsabilitate şi de decizie pe care şi-l poate asuma.

- Negociator şef

- conducătorul compartimentului de export-import, conducătorul unui compartiment de profil;

- consultant de specialitate.

- Sarcinile conducătorului echipei de negociere

- primirea mandatului echipei de negociere;

- selectarea membrilor echipei de negociere;

- pregătirea planului de negociere;

- conducerea negocierilor, numind totodată membrii echipei de negociere, care să susţină punctul său de vedere;

- luarea hotărârilor legate de nivelul concesiilor;

- finalizarea şi semnarea contractului, dacă acesta a fost încheiat conform mandatului;

- întocmirea raportului final asupra negocierilor.

Mandatul echipei de negociere

- Mandatul echipei de negociere

- instrucţiunile date conducătorului echipei de negociere de către conducerea firmei

- Conţinutul mandatului de negociere

- precizarea numelui conducătorului echipei de negociere;

- indicarea persoanelor care compun echipa de negociere şi problemele pe care aceştia le vor avea de rezolvat;

- indicarea obiectului de negociere şi a problemelor ce urmează a fi discutate;

- sinteza unor informaţii utile: produs, piaţă, partener, concurenţă, preţ minim şi maxim, credite, calitate, service, modalităţi de plată, transport etc.

- stabilirea căilor de comunicare;

- fixarea perioadei de desfăşurare şi de finalizare a negocierilor (data începerii şi programul de desfăşurare):

Întocmirea dosarelor de negociere

- Dosar cu specificaţia tehnică

- Dosar cu specificaţia comercială

- Dosar cu situaţia conjuncturală a pieţei

- Dosar privind concurenţa pe piaţă

- Dosar privind bonitatea partenerului

- Dosar privind sursele de finanţare

Logistica negocierilor

Alegerea locului de desfăşurare a negocierii

- Negocierea pe teren propriu

Avantaje:

- constituirea unei echipe de negociere mai numeroase şi eventual, posibilitatea chemării, pe parcursul negocierii, şi a altor specialişti;

- luarea mai rapidă a deciziilor şi posibilitatea de a face unele modificări în mandatul de negociere;

- pregătirea adecvată a sălii de negociere cu mostre, fotografii, eşantioane, grafice, statistici etc.;

- influenţarea partenerului prin demonstraţii şi vizite în întreprindere.

- Negocierea desfăşurată la sediul partenerului de afaceri

Avantaje:

- posibilitatea formării unei păreri directe, la faţa locului, asupra situaţiei

partenerului; asupra produselor similare şi a concurenţei, asupra

reglementărilor şi uzanţelor din ţara partenerului;

- posibilitatea întreruperii discuţiilor în momente „delicate” sub pretextul lipsei de mandat.

Dezavantaje:

- partenerul ştiind că vânzătorul este interesat să-şi vândă produsul, va accepta negocierea la sediul său.

- Negocierea pe „teren neutru”

Avantaje:

- poate crea impresia că părţile pornesc de pe poziţii egale în negociere

Dezavantaje:

- cheltuieli suplimentare.

- Spaţiul de desfăşurare a negocierii

- în sala de negociere mesele trebuie aşezate corespunzător faţă de sursele de căldură, de căile de acces sau ferestre; scaunele să fie confortabile; să existe cafea, răcoritoare şi gustări;

- iluminatul să fie adecvat; să existe aer condiţionat şi o izolarea fonică;

- grupurile sanitare să fie corespunzătoare;

- să existe aparate de copiat; proiectoare; computere; posibilităţi de conectare a acestora; transformatoare de tensiune electrică; sisteme telefonice; faxuri; posibilitatea de a apela la servicii de secretariat.

N.B.