Strategii de negociere în activitatea de achiziții

Introducere

Este recunoscut faptul ca una dintre principalele competenţe ale unui responsabil de achiziţii se referă la capacitatea sa de a negocia. Negocierea permite crearea, menţinerea sau dezvoltarea unei relaţii interumane sau sociale, în general, ca şi a unei relaţii de afaceri, de muncă sau diplomatice, în particular. Negocierile ar putea presupune abordarea unui singur subiect sau a unui mare număr de subiecte. Ele pot fi purtate între doua persoane sau între echipe de negociatori reprezentînd diferite interese. Ele pot fi purtate prin telefon şi terminate în cîteva minute sau pot dura chiar şi mai multe luni. Merită de menţionat şi faptul că negocierile nu sunt caracteristice exclusiv relaţiei cumpărător-vînzător. Numeroase negocieri privind achiziţiile au loc pe o bază intraorganizaţională şi presupun găsirea unui compromis între poziţiile responsabililor de aprovizionare şi poziţiile colegilor lor din alte departamente.

Majoritatea organizaţiilor încearcă să elaboreze şi să implementeze strategii de negociere pentru atingerea obiectivelor propuse pe termen lung şi în scopul dezvoltarii activităţii de achiziţie în cadrul acestora.

Strategiile de negociere adoptate depind de conjuctura existentă pe piaţă, de personalitatea, caracterul şi moralitatea negociatorilor, precum şi de relaţiile existente între părţile aflate la masa tratativelor. Succesul unei negocieri depinde mult de maniera în care aceasta a fost pregatită. Elaborarea strategiei de negociere depinde de diagnosticul situaţiei ce precede negocierea, de opţiunile posibile, de riscurile şi constrîngerile pe care le implica domeniu achiziţiilor. În funcţie de aceste elemente se prefigurează compromisurile care pot fi făcute fără a se afecta propriile interese şi se încearcă să se presupună pînă unde va merge partenerul. Strategia de negociere determină comportamentul adoptat de echipa de negociere - fixarea ambianţei în care se va desfăşura negocierea, modalitatea de dialog, forma şi conţinutul mesajelor în momentele importante, folosirea unor tehnici şi evitarea altora, etc. Prin cunoaşterea şi evaluarea strategiei de negociere a părţii adverse, care rezultă din analiza acesteia, se poate prevedea în linii generale comportamentul pe care aceasta îl va urma şi se pregăteşte propriul comportament de răspuns. În acest fel se reduce riscul de neînţelegere sau de încheiere a unui acord dezavantajos. Deci pregătirea din timp şi planificarea sistematică sunt elementele cheie ale unei negocieri reuşite şi perfecte.

O negociere perfectă presupune o planificare cît mai eficientă a celor trei faze a negocierilor: de antinegociere, de întîlnire şi de postnegociere. Un negociator competent trebuie sa fie conştient de numeroasele variabile care ar putea fi prezente într-o negociere şi trebuie să fie capabil să-şi aplice aptitudinile în toate fazele procesului de negociere. Un negociator competent trebuie să mai fie conştient şi de faptul că nu toate negocierile necesită aceleaşi măsuri pregătitoare, iar cantitatea de timp dedicată acestora va depinde de complexitatea negocierii şi de importanţa ei pentru organizaţie. Nu cantitatea de timp dedicată planificării asigură reuşită, ci modul în care este folosit acest timp.

Negocierea perfectă este arma secretă a fiecărui responsabil de achiziţii, o armă care a fost dobîndită de-a lungul timpului prin experienţă, situaţii dificile şi mai puţin dificile însă depăşite cu success datorită unor strategii de negociere bine organizate.

Capitolul I

I.I Importanţa negocierilor în activitatea de achizitii şi importanţa strategiei în negocieri.

Una din principalele variabile cheie în dezvoltarea activităţii de achiziţii este negocierea. Negocierea reprezintă o formă de comunicare interumană în care două sau mai multe părţi aflate în dezacord urmăresc să ajungă la o înţelegere care rezolvă o problemă comună sau atinge un scop comun. În domeniul achiziţiilor , dacă stăpâneşti arta negocierii, ai o şansă în plus să câştigi mai mult şi să mai şi păstrezi o relaţie bună cu partenerul. Când negociezi bine, poţi să orientezi, să influenţezi şi să manipulezi partenerul pentru a-l face să coopereze. Orice formă de negociere implică o confruntare de voinţe, sentimente şi interese.

Majoritatea organizatiilor tind spre elaborarea unor strategii de negociere adecvate care sa permita realizarea obiectivelor propuse in conditiile existentei unei puternice competitii pe piata interna si externa. Strategia este un plan elaborat pentru atingerea obiectivelor. Punerea în acţiune a unei strategii se face prin tactici. Tacticile sunt acţiuni practice întreprinse pentru punerea în aplicare a strategiei. Alegerea tacticii de negociere, este adesea, o opţiune spontană, o reacţie impulsivă la o acţiune a adversarului sau la o modificare bruscă a condiţiilor negocierii. Strategiile trebuie elaborate pe baza scopurilor noastre în viitoarele negocieri, aprecierei poziţiei şi scopurilor partenerului, prezenţei şi puterei concurenţei şi pe baza altei informaţii importante. Fiecare negociere este o situaţie aparte şi necesită strategii specifice şi tactici corespunzătoare.

Negocierea in domeniul achiziţiilor nu trebuie abordată ca un joc cu sumă nulă în care o parte cîştigă, şi cealaltă pierde. Toate părţile negociatoare pot avea de cîştigat şi nici una de pierdut.

Alegerea unui anumit tip de negociere nu este simplă, deoarece aceasta depinde de un anumit număr de factori, legat strâns unii de alţii în însuşi actul de negociere.

De multe ori un negociator se întreabă dacă negociază cu un partener sau cu adversar. În funcţie de răspunsul la această întrebare se vor fixa propriile atitudini.

Tactica celeilalte părţi implicate în negociere, care o va plasa în poziţia de partener sau de adversar, trebuie descoperită, dacă este posibil chiar înainte ca negocierea formală să se declanşeze.

Atitudinile de cooperare şi lupta au adesea aceeaşi înfăţişare, cea a bunăvoinţei. Cuvintele frumoase, protestele prieteneşti, discursurile liniştitoare sunt atât mijloace de camuflare a luptei, cât şi pentru a adormi vigilenţa adversarului. Celebra sintagmă a lui Machiaveli „scopul scuză mijloacele” îşi găseşte astfel aplicarea. Prin urmare, în procesul negocierii prudenţa trebuie să se manifeste din plin.

Alegerea tipului de negociere se face şi în funcţie de adeziunea personală la o etică particulară. Bineînţeles, fiecare individ se simte în largul său în propriul sistem de valori. Se pot rezolva relaţiile dintre oameni într-un spirit deschis şi cooperant, sau dimpotrivă.

Rezultatele negocierii pot lua forme diferite ca: concesia, compromisul, consensul, dezacordul, etc.