Noțiuni legate de activitatea de proiect

Pentru inceput este necesar sa explicam unii termini esentiali, care sunt folositi in lucrul in proiect.

Ce este un proiect ?

Termenul de proiect este folosit deseori in sensuri diferite in intreprinderi, administratie si alte tipuri de organizatii. Vom incerca de aceea sa formulam o definitie unitara si cuprinzatoare pe baza unor definitii diferite.

Defintie conform D/N 69901

Un proiect este o intentie care este marcata de unicitatea conditiilor in totalitatea lor, ca de exemplu:

• Existenta obiectivului

• Delimitari temporale, financiare, personale sau de alta natura,

• Delimitari in raport cu alte intentii

• Organizatia specifica de proiect

Definitie conform enciclopediei Brockhaus:

termenul latinesc Proiectum: cel aruncat inainte, o interie planuita sau déjà inceputa.

Definitia conform Kraus Westerman

Multe probleme inovative necesita o abordare diferita de o organizatie traditionala ierarhica, care deviaza de la modalitatea clasica, deoarece sunt legate de cerintele speciale. In acest caz este vorba de proiecte .

Un proiect este o sarcina inovativa riscanta si mai ales limitata in timp, Proiectul necesita participarea si conlucrarea mai multor domenii ale unei intreprinderi. Proiectele se diferentiaza clar de munca de rutina, aducand intotdeuna ceva special in intreprindere. Proiectele necesita, pentru o planificare si executie de succes, obiective concrete, o perioada bine determinate de timp si un management propriu: asa zisul management al proiectelor. Pentru succes sunt de o importanta decisiva colaboratori motivati si orientati pentru lucrul in echipa. Lucrul in proiect se desfacsoara dupa un anumit model de abordare in mai multe faze ale proiectului. El necesita, pentru coordonarea sarcinilor tuturor specialistilor implicati, o unitate organizatorica speciala, temporara, in care se colaboreaza pentru atingerea obiectivului: Proiectele abordeaza diferite domenii, de exemplu exista proiecte de constructie de productie, IT si organizare.

Caracteristicile unui proiect sunt:

• Obiective clare

• O cerinta de tip nou

• Lipsa muncii de rutina

• Buget propriu

• Termen de start si de incheiere précis definite

• Colaboratori motivati, cu cunostinte si abilitati diferite

Ce este managementul proiectelor ?

Notiunea de proiect este acum definite. Pentru a explica managementul proiectelor, trebuie sa ne ocupam de termenul de management.

Definitie conform enciclopediei Brockhaus

• Din englezescul to manage : a manui, a conduce

• Din latinescul manus mana

• Din italienescul maneggiare a manui

Definitie conform lexiconului de buzunar Meyers:

• Conducere, carmuire a unei intreprindere sau a unui system social ,

• O grupa de angajati care conduc managerii

Managementul proiectelor este “centrala de comanda “ a unui proiect fiind un instrument la indemana managementului intreprinderii. El cuprinde planificarea, controlul si conducerea proiectelor.

Conducerea in interiorul unui proiect este preluata de un conducator de proiect. El este numit de conducerea intreprinderii si trebuie sa rezolve toate problemele care apar, trebuie sa respecte obiectivele, respectiv sa le le defineasca din nou , trebuie sa introduca colaboratori potriviti si sa ii motiveze, trebuie, de asemenea sa informeze conducerea intreprinderii sau a organizatiei. Conducatorul de proiect are grija de termene, procese , activitati si resurse luand in considerare obiectivele concrete, financiare si temporale. Conducatorul de proiect este astfel raspunzator pentru atingerea scopului proiectului . Echipa de proiect este legata intr-o forma de organizare definite de intreprinderea care trebuie sa aiba o ierarhie plata cu cai de informare si decizie scurte,. Echipa infiinteaza un birou al proiectului ca centru de informare si de comunicare.

Caracteristicile managementului de proiecte sunt :

1. orientarea catre obiectiv si rezultat

2. planificarea proiectelor

3. controlul asupra progreselor proiectului

4. conducerea echipei

5. ierarhie plata in organizarea proiectului

6. Prezentarea rezultatelor

7. Infiintarea unui birou de proiect

8. Scrierea de documente, cum ar fi protocoale (procese verbale) planuri pentru structura proiectelor , manuale , rapoarte de situatie si la finalul proiectului.

Fazele proiectului

Exista nenumarate concepte privind fazele proiectului si aproape fiecare manual prezinta o varianta proprie . In definitiv, este indiferent ce concept de faze alegeti. Este insa important sa alegeti numai unul singur, pentru a va structura concludent proiectul, Nu amestecati mai multe concepte de faze, deoarece atunci si proiectul dumneavoastra va devein un amalgam .