Managementul proiectului - noțiuni generale

-notiuni generale-

Managementul proiectului ar putea fi definit ca fiind ansamblulactivitatilor interdependente menite sa asigure derularea proiectului in conformitate cu planul sau, cu standardele impuse si in limitele bugetului stabilit.

Putem afirma ca, fara management, atingerea tuturor obiectivelor proiectului, in termenul stabilit si in limitele unui buget, de asemenea, dinainte stabilit, este foarte putin probabila daca nu chiar imposibila.

Managementul are, la randul sau, o serie de functii dupa cum sunt prezentate in cele ce urmeaza:

• PLANIFICAREA – gandire anticipativa privind etapele ce trebuie strabatute pentru atingerea obiectivelor:

1. Stabilirea scopului si a obiectivelor proiectului

2. Stabilirea activitatilor proiectului si evaluarea necesarului de resurse

3. Realizarea planificarii in timp a proiectului

4. Stabilirea unui plan de monitorizare si evaluare

5. Realizarea de planuri de contingent (planul de contingent se mai numeste si plan de continuitate si este conceput pentru a asigura continuarea activitatii in cazul in care organizatia este afectata puternic de o pierdere (distrugeri de cladiri sau instalatii, pierderi de informatii vitale, pierderea unor angajati esentiali etc.). Aceste planuri pornesc de la scenarii care iau in calcul evenimente nefavorabile pentru organizatie si presupun pregatirea de rezerve si de reactii rapide la respectivele evenimente.)

ORGANIZAREA – alocarea resurselor proiectului si stabilirea si delimitarea proceselor, tinand cont de planificarea facuta:

1. Stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect

2. Identificarea si repartizarea rolurilor in cadrul echipei de proiect, a limitelor de competent si delegare pentru fiecare dintre membri

3. Instruirea membrilor echipei de proiect

4. Alocarea resurselor materiale si financiare pe activitati

• COORDONAREA activitatilor – punerea in practica a celor planificate si armonizarea deciziilor si actiunilor

• CONTROLUL – aprecierea progresului obtinut in efortul de atingere a obiectivelor

1. culegerea de date si informatii cu privire la derularea proiectului conform planului de monitorizare si evaluare

2. evaluarea periodica a proiectului

Planificare

Control Conducere Organizare

Coordonare

Functiile managementului

3. adoptarea deciziilor cu privire la eventualele modificari ce trebuie operate in planificare si/sau organizare

• CONDUCEREA – directionarea oamenilor implicati prin analiza optiunilor, luarea deciziilor si comunicarea lor:

1. analiza optiunilor si adoptarea deciziilor cu privire la exercitarea fiecarei functii

2. comunicarea deciziilor catre membrii echipei de proiect

Din definitia managementului de proiect putem decide ca proiectele se supun unei triple constrangeri: obiective, resurse, timp.

Obiective

Resurse Timp

Triunghiul de mai sus ilustreaza echilibrul pe care trebuie sa-l urmareasca orice proiect pentru a putea fi considerat de succes.

Ceea ce mai trebui inteles din imagine e faptul ca, atunci cand planul proiectului este unul conceput in mod realist, daca pe parcursul derularii proiectului intervine un factor care forteaza modificarea unuia dintre cei trei parametri, terbuie modificat si cel putin unul din ceilalti doi.

Daca din motive diferite, resursele ce poti fi folosite pentru proiect sunt reduse, acest lucru tebuie sa determine fie cresterea duratei de finalizare, fie acceptarea unui standard mai „jos” in ceea ce priveste obiectivele.

FAZELE PROIECTULUI

Pentru a putea fi mai usor controlate, proiectele sunt impartite in faze mai usor de urmarit si care pot fi legate de activitati uzuale desfasurate de organizatie. Nu exista un model unanim acceptat cu privire la fazele care compun ciclul de viata al unui proiect, insa modelul cel mai des intalnit este cel structurat pe urmatoarele 4 faze:

1. initierea

2. planificarea

3. implementare

4. incheiere

Fiecare etapa a proiectului presupune realizarea unor activitati:

1. Initierea:

- identificare problemei

- documentarea cu privire la problema in cauza

- stabilirea scopului si a obiectivelor proiectului prin care urmeaza a fi abordata problema

- estimarea impactului pe care l-ar putea avea proiectul asupra a diverse grupuri sau persoane precum si a influentei pe care grupurile si persoanele respective le-ar putea avea asupra proiectului

- obtinerea deciziei din partea conducerii institutiei/organizatiei cu privire la derularea unui proiect care sa aiba scopul si obiectivele respective

2. Planificarea

- stabilirea activitatilor si evaluarea necesarului de resurse pentru fiecare activitate in parte

- stabilirea unui plan de evaluare si monitorizare

- stabilirea unui buget, pe baza necesarului de resurse identificat pentru fiecare activitate

- definirea sarcinilor si a rolurilor

- stabilirea structurii echipei

- formarea echipei de proiect

- impartirea responsabilitatilor si a sarcinilor, stabilirea relatiilor de subordonare-colaborare in cadrul echipei

- planificarea etapelor de executie

- alocarea resurselor

curs facut in cadrul CCD Constanta