Managementul Activităților financiar-contabile

6. MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR FINANCIAR-CONTABILE

6.1. Cadrul general

Activităţile desfăşurate în cadrul funcţiunii financiar-contabile se pot grupa în două categorii distincte:

• activităţile financiare care se referă la modul de constituire şi utilizare a resurselor financiare ale întreprinderii;

• activităţile contabile care se ocupă cu întocmirea evidenţelor contabile ce reflectă existenţa, mişcarea şi transformările elementelor patrimoniului întreprinderii, în expresie valorică. Patrimoniul este format din mijloace fixe, mijloace băneşti, stocuri de produse şi materii prime, alte mijloace, drepturi şi obligaţii ale întreprinderii.

Derularea oricărei activităţi economice într-o formă organizată impune întocmirea, existenţa unei evidenţe – evidenţa economică –reprezentând consemnarea într-o anumită ordine, pe baza unor principii stabilite, a modului de desfăşurare a activităţii dintr-o organizaţie. Evidenţa economică foloseşte un sistem de indicatori cantitativi şi calitativi ce reflectă în mod analitic şi sintetic situaţia activităţii economice a întreprinderii. Unităţile de măsură utilizate pot fi, în principal, unităţi fizice/naturale (care sunt sugestive, dar care nu pot fi folosite la generalizări, comparaţii etc.) şi valorice/băneşti, care permit astfel de generalizări. De asemenea, se mai întâlnesc şi unităţi de timp de muncă (ore om/buc.), unităţi relative (pentru ritmuri de creştere, sporuri).

Atât după natura datelor, cât şi după modul de obţinere, prelucrare şi reprezentare a acestora, evidenţa economică îmbracă trei forme distincte: tehnic-operativă, contabilă şi statistică.

Evidenţa tehnic-operativă serveşte la înregistrarea, urmărirea şi controlul existenţei şi mişcării mijloacelor economice în momentul şi la la locul unde se produce mişcarea respectivă.

Evidenţa contabilă are drept obiect oglindirea, urmărirea şi controlul existenţei, mişcării şi a transformării fondurilor/ mijloacelor, precum şi a desfăşurării proceselor economice care caracterizează latura valorică a activităţii întreprinderii. Datele necesare evidenţei contabile se obţin, fie din evidenţa tehnic-operativă, fie prin metode proprii de observare şi înregistrare. Pentru a putea fi înregistrate în evidenţa contabilă acestea trebuie să îndeplinească simultan două condiţii:

• să fie exprimate valoric;

• să fi fost consemnate anterior într-un document.

În principal, evidenţa contabilă îndeplineşte două funcţii importante:

• informarea decidenţilor;

• controlul (de natură gestionară).

Prin evidenţa contabilă se urmăresc, în principal:

• asigurarea argumentaţiei necesare fundamentării deciziilor;

• respectarea disciplinei financiare (contracte, comenzi, încasări, plăţi);

• respectarea normelor de consum, utilizarea completă a capacităţilor de producţie, a timpului de lucru etc.

Din punct de vedere organizatoric evidenţa contabilă poate fi centralizată (există un singur compartiment de contabilitate) sau descentralizată (o parte a operaţiilor economice se contabilizează în cadrul subunităţilor, iar altă parte la nivelul întreprinderii, unde se centralizează şi operaţiile contabilizate de subunităţi), în timp ce, din punct de vedere temporal, ea este curentă/primară (înregistrări zilnice ale existenţei, mişcărilor, transformărilor mijloacelor materiale şi băneşti) şi periodică – lunară, trimestrială, semestrială, anuală (se întocmeşte la sfârşitul perioadei de gestiune prin însumarea datelor tuturor unităţilor din cadrul organizaţiei în vederea obţinerii indicatorilor necesari centralizării şi caracterizării în ansamblu a activităţii acesteia).

Evidenţa statistică reflectă pe ansamblu situaţia întreprinderii folosind un sistem de indicatori sintetici exprimaţi în unităţi relative, care sunt utilizaţi pentru raportări şi comparaţii, sursele de date fiind evidenţa tehnic-operativă şi evidenţa contabilă.

6.2. Rolul şi obiectivele activităţiilor financiar-contabile

Aşa cum s-a arătat în debutul acestui capitol, activităţile financiar-contabile sunt grupate în două categorii distincte: activităţi financiare şi activităţi contabile.

Rolul activităţilor financiare rezultă din definirea acestora şi anume verificarea modului de constituire a resurselor financiare ale întreprinderii, a modului de alocare, de stabilire a destinaţiilor acestora. În cadrul lor se includ activităţi legate de calculaţia costurilor produselor, de plăţi şi încasări, de analiza economică a acestora (prin utilizarea unor indicatori sintetici), respectiv activităţi de verificare financiară (care joacă un rol deosebit, mai ales în întreprinderile mijlocii şi mari).

Activităţile contabile, a doua categorie de activităţi din compartimentul financiar-contabil asigură, pe de o parte, integritatea patrimoniului întreprinderii şi permit, pe de altă parte, fundamentarea deciziilor luate de conducerea întreprinderii.

Principalele sarcini ce revin contabilităţii sunt:

• furnizarea datelor necesare elaborării planurilor la nivelul organizaţiilor;

• furnizarea de date necesare controlului măsurii în care au fost îndeplinite aceste planuri;

• consolidarea gestiunii economice a întreprinderii;

• descoperirea şi mobilizarea rezervelor interne.

6.3. Elemente de contabilitate

Aşa cum s-a arătat anterior, contabilitatea reprezintă oglindirea, urmărirea şi controlul operaţiilor economico-financiare şi a mijloacelor care stau la baza lor, numai în măsura în care acestea se pot exprima în formă valorică, deoarece etalonul valoric este singurul ce poate caracteriza mijloacele, fenomenele, procesele economice, atât din punct de vedere cantitativ, cât şi calitativ.

În conţinutul şi sfera de aplicare a contabilităţii se includ:

• existenţa mijloacelor materiale şi băneşti;

• mişcarea şi transformarea acestor mijloace în cadrul operaţiilor şi proceselor economice;

• stabilirea rezultatului final în expresie valorică al acestor mişcări şi transformări, după modul de procurare sau transformare.

Contabilitatea foloseşte o serie de procedee tehnice proprii (bilanţ, cont, balanţă de verificare), dar şi altele comune cu alte discipline (evaluarea, calculaţia, documentaţia, inventarirea) într-o îmbinare judicioasă care să permită sesizarea legăturilor esenţiale între şi în cadrul fenomenelor şi proceselor economice din cadrul întreprinderii.

Trăsăturile caracteristice ale contabilităţii sunt:

• dubla reprezentare a fondurilor cu ajutorul bilanţului;

• dubla înregistrare a operaţiilor economice cu ajutorul conturilor;

• centralizarea datelor contabile cu ajutorul dărilor de seamă contabile.