Microsoft Excel

1.1. Componentele ferestrei Excel

Fereastra Excel  figura 1.1.  are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows:

" o bara de meniuri  de unde se pot selecta comenzi;

" o bara de stare  care indica starea activitatii curente;

" bare de instrumente  care contin butoane si liste derulante prin care se obtine acces rapid la comenzile utilizate rapid.

Figura 1.1  fereastra Excel

În plus, o fereastra Excel contine câteva elemente unice, care vor fi explicate pe parcursul lectiei.

1.2. Configurarea unui nou registru de calcul

Când se lanseaza în executie programul Excel, pe ecran apare o fereastra care contine un registru de calcul nou. Registrul (Workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea si prelucrarea datelor. Un registru este format din foi de calcul individuale, fiecare din acestea putând contine date. În configuratia prestabilita, fiecare registru de calcul creat contine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3), dar ulterior se pot adauga mai multe foi (pâna la 255).

Foile de calcul pot contine diverse tipuri de informatii. În mod obisnuit foile dintr-un registru de calcul contin informatii legate între ele. De exemplu, la un buget, fiecare foaie poate contine bugetul pentru un anumit departament din cadrul companiei.

În partea de jos a registrului exista o bara de derulare a foilor de calcul (figura 1.2). În aceasta bara sunt afisate numele foilor de calcul. (Daca aceasta bara nu apare, din meniul Tools se selecteaza comanda Options. În caseta de dialog Options se selecteaza butonul View si se marcheaza caseta Sheet Tools). La un registru nou, foaia de calcul curenta este Sheet1. Se poate trece la o alta foaie facând clic pe numele ei. De exemplu pentru a trece pe foaia Sheet 2 se face clic pe deasupra numelui ei.

Figura 1.2  bara de derulare a foilor de calcul

În bara de derulare a foilor de calcul, nu pot apare numele tuturor foilor de calcul. De aceea, în bara de derulare a foilor au mai fost prevazute 4 butoane care permit deplasarea printre foile registrului. Aceste butoane nu realizeaza selectarea foilor de calcul, ele permit doar derularea numelor lor.

Tabelul de mai jos descrie operatiile pe care le realizeaza aceste butoane:

Buton Operatie

Deplasarea la prima foaie de calcul a registrului

Deplasarea la ultima foaie de calcul a registrului

Deplasarea spre stânga cu o foaie

Deplasarea spre dreapta cu o foaie

Daca un registru contine mai multe foi de calcul, numele acestora sunt importante pentru identificare. Chiar si atunci când exista o singura foaie în registrul de calcul, numele acesteia este important, deoarece poate fi folosit în formule si furnizeaza antetul prestabilit pentru pagina tiparita. De aceea este recomandabil ca foilor de calcul sa li se acorde nume mai sugestive decât Sheet 1, Sheet 2 etc.

Pentru a denumi o foaie de calcul se executa urmatorii pasi:

1. Se aplica un dublu clic pe eticheta foii de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul). Numele foii de calcul va fi afisat în video invers;

2. Se introduce noul nume, dupa care se apasa <Enter>.

În mod prestabilit un registru contine 3 foi de calcul. Daca este necesar se pot adauga noi foi de calcul. Pentru a introduce o noua foaie de calcul trebuie parcursi urmatorii pasi:

1. Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul);

2. Se aplica un clic folosind butonul drept al mouse-ului;

3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaza comanda Insert.

Foile de calcul suplimentare pot fi eliminate prin operatia de stergere astfel:

1. Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul (în bara de derulare a foilor de calcul);

2. Se aplica un clic folosind butonul drept al mouseului;

3. Pe ecran apare un meniu din care se selecteaza comanda Delete.

1.3. Deplasarea în cadrul foii de calcul

Într-o foaie de calcul informatiile sunt prezentate în cadrul unei interfete grafice formate din linii si coloane (figura 1.3). Coloanele au atasate litere, iar liniile sunt numerotate cu cifre. O foaie de calcul contine 256 coloane si 65536 de linii. Coloanele au etichetele dispuse în partea superioara a ferestrei documentului si sunt notate cu litere (A, B,..., Z), apoi combinatii de doua litere (AA, AB pâna la IV). Liniile sunt numerotate de la 1 la 65536 în partea stânga a ferestrei documentului.

Figura 1.3.

La intersectia dintre o coloana si o linie se gaseste o celula. Celula este unitatea fundamentala pentru stocarea datelor. Ea poate fi referita folosind litera coloanei si cifra liniei la intersectia carora se afla (de exemplu A5, B7).

Într-o celula se pot introduce mai multe tipuri de informatii:

" Texte  capete de tabel, etichete, note, texte explicative;

" Valori  numere, date calendaristice si ore, valori logice;

" Formule  formule de calcul cu ajutorul carora este calculata o noua valoare în functie de informatiile din alte celule.

Lucrul in mediul Excel, introducerea si editarea datelor, formatarea foilor de calcul, utilizarea formulelor in Excel, introducerea si editarea datelor, calcule cu matrici, sistemul de gestiune al graficelor, liste, prelucrarea datelor cu ajutorul subtotalurilor, filtrarea datelor, compararea alternativelor in vederea luarii deciziei optime.