Controlul prin Sisteme de Bugete

I. Dimensiuni teoretice în controlul de gestiune

1. Preliminarii

A gestiona înseamna a lua decizii pertinente privind utilizarea unor resurse limitate. La nivelul întreprinderii, gestiunea consta în a obtine maximum de beneficiu din resursele financiare investite. Una din finalitatile contabilitatii este posibilitatea unei judecati asupra gestiunii, pornind de la contul de rezultat si bilant, exercitând un control asupra utilizarii acestor resurse.

Controlul înseamna, în sens restrâns, o actiune de supraveghere sau verificare, în directia voita1.

Gestiunea si controlul sunt strâns legate între ele. De altfel, este imposibil sa gestionezi fara sa controlezi. Acest fapt este fundamental, deoarece permite întelegerea naturii procesului de gestiune si rolul procedurilor de control în acest proces. Într-adevar, orice proces de gestiune are o finalitate: managerul urmareste un obiectiv si vrea sa realizeze un rezultat. Pentru a face aceasta, el trebuie sa ia hotarâri pe baza informatiilor disponibile si sa implementeze deciziile luate. Într-o lume ideala, managerul, cel care gestioneaza resursele, va fi capabil sa defineasca obiective realiste si coerente, el va fi perfect rational si capabil sa ia decizia optima. Rezultatele obtinute vor corespunde întrutotul obiectivelor.

În realitate, informatia este imperfecta, capacitatea de rationament a gestionarului este limitata, activitatea întreprinderii se deruleaza în mod necesar în cadrul unui mediu în care alti agenti socio-economici urmaresc obiective si desfasoara actiuni opuse, adeseori în concurenta. Orice control masoara rezultatele unei gestiuni si le compara cu obiectivele fixate dinainte pentru a sti daca exista concordanta sau divergenta. Atunci când este necesar, controlul ajunge la o întoarcere în amonte pentru rectificarea deciziilor si actiunilor întreprinderilor.

Este necesara aprecierea periodica a distantei dintre previziuni si realizari în scopul de a lua noi decizii. Aceasta constituie efectul de reactie care, dupa o logica cibernetica, permite controlul evolutiei situatiei. Mecanismul implementat prin corelarea gestiunii bugetare cu analiza abaterii de la costurile prestabilite, reprezinta esenta procedurilor de control în foarte multe întreprinderi.

În cazul gestionarii unei întreprinderi mici, acest mecanism de control prin reactie functioneaza de o maniera intuitiva cu mai multa sau mai putina eficacitate.

În cadrul unui organism complex, problemele de gestiune si control se vor multiplica:

În primul rând controlul este înteles si analizat prin respectarea unei norme. El se conformeaza regulii, ceea ce înseamna un control de regulariate.

În al doilea rând multitudinea membrilor organizatiei antreneaza un anumit numar de obiective si existenta unor situatii conflictuale. Teoria microeconomica clasica retine ipoteza conform careia întreprinderea are obiectivul de maximizare a profitului. Situatia reala este mai complexa într-o mare organizatie, respectiv o mare întreprindere: actionarii pot sa nu fie de acord asupra orientarilor importante, salariatii se pot organiza si pot prezenta o contra putere, si mai ales cadrele de conducere, cum au aratat-o analistii economiei manageriale (John Kenneth Galbraith, în lucrarea “Noul stat industrial”, scoate în evidenta rolul “tehnostructurii”), pot avea alte obiective, cum ar fi cresterea.

În aceste conditii, a gestiona înseamna a realiza un consens în respectarea unui ansamblu de constrângeri printre care, evident, exista necesitatea unei rentabilitati minimale. Procedura bugetara joaca un rol determinant în aceasta problema. Întelegerea functionarii întreprinderii si a controlului gestiunii sale presupune replasarea problemei în cadrul sociologiei organizatiilor.

În al treilea rând, complexitatea operatiunilor si relatiilor în cadrul întreprinderii face imposibil ca gestionarul sa aiba o imagine “directa”, “vie” a ceea ce se petrece în realitate.

Într-o mare întreprindere care include mai multe unitati si, la un alt nivel, într-un grup care controleaza mai multe filiale, responsabilii nu pot fi prezenti peste tot si nu pot avea decât o imagine indirecta a situatiei sistemului de informatii. Numai prin documente contabile, tablouri de bord si alte documente de raportare ei pot exercita un control. Pentru a putea dispune de informatiile necesare, trebuie investit în conceperea si introducerea unui sistem de informatii. Procedurile contabile si bugetare joaca de cele mai multe ori un rol central în cadrul acestui sistem. În aceasta optica, controlul de gestiune apare din mai multe puncte de vedere ca unul dintre aspectele acestui sistem de informatii.

2. Definitia controlului de gestiune

Controlul de gestiune este constituit din ansamblul proceselor prin care managerii se asigura ca resursele sunt obtinute si utilizate cu eficienta, eficacitate si pertinenta, conform obiectivelor organizatiei, iar actiunile se desfasoara în sensul strategiei definite3.

În aceeasi perspectiva, profesorul Anthony de la Harvard, promotorul necontestat al disciplinei sublinia: „controlul de gestiune (management control) constituie procesul prin care managerii detin asigurarea ca resursele sunt obtinute si utilizate în mod eficace si eficient pentru realizarea obiectivelor organizatiei”4. el corespunde procesului care garanteaza ca actiunile firmei sunt performante, respectiv valoarea resurselor utilizate este mult inferioara valorii create socialmente recunoscuta de piata.