Comunicare și comportamentul organizațiilor

Sub 1 . Organizaţia ca sistem

Sistemele sunt universal prezente în cosmos, în realitatea fizico-biologică şi în viaţa socială. Sistemele sociale sunt de regulă, organizaţii. Orice organizaţie este un sistem, fără ca orice sistem social să fie propriu-zis o organizaţie.

Organizaţia este un sistem deschis, adaptiv, ţinând seama de faptul că este o componentă a unor sisteme mai mari cu care are legături armonizate prin procesul de conducere. În acelaşi timp, organizaţia are şi un grad propriu de autonomie, o funcţionare de sine stătătoare: Organizaţia poate fi înţeleasă numai privind-o ca sistem deschis ale cărui procese interne se află în interrelaţie cu mediul. Sistemul închis este o construcţie ipotetică care nu există şi nu poate exista în realitate. Organizaţia ca un sistem complet închis probabil nu va exista niciodată, deoarece componentele sale sunt totdeauna influenţate de forţe din afara sistemului. Aceasta înseamnă că organizaţia trebuie analizată contextual şi, în acest sens putem vorbi de “grade de permeabilitate” la influenţele din mediu, dar nu de un sistem închis.

Organizaţia este un sistem social de activitate ce reuneşte oameni (resurse umane) şi resurse materiale prin intermediul cărora realizează scopul pentru care a fost creată: produse, lucrări, servicii, corespunzător comenzii sociale. Oricare ar fi organizaţia, ea s-a construit conştient şi deliberat de către oameni pentru a produce ceva de care societatea are nevoie. Obiectivul (scopul) este temeiul ce a stat la baza apariţiei organizaţiei în acelaşi timp este motivarea menţinerii ei în continuare. Chiar dacă, în timp, scopul s-a schimbat şi cel prezent nu mai coincide cu cel pentru care a fost creată, organizaţia se menţine totuşi dacă are un scop, dacă satisface o nevoie.

Organizaţia este un sistem dinamic, în sensul că evoluţia şi viabilitatea sa sunt determinate de modificările care produc în cadrul sistemului, în relaţiile acestuia cu mediul. Ea este, de asemenea, un sistem complex probabilistic şi relativ stabil, deoarece reprezintă o reuniune de componente articulare prin numeroase legături, supusă unor factori perturbatori, dar capabilă să-şi menţină funcţionarea în cadrul unor limite care-I definesc maniera de comportare. Totodată organizaţia este un sistem autoreglabil şi autoorganizabil deoarece are capacitatea să facă faţă diferitelor influenţe din interior şi din exterior, cu ajutorul conducerii, prin acte decizionale. Ca sistem autoreglabil, organizaţia acţionează în concordanţă cu un ansamblu de norme şi valori şi se autoreglează în funcţie de mai multe elemente. Printre acestea se numără: elementele umane aflate în interacţiune reciprocă; acţiunea transformatoare; faptul că organizaţia dispune de libertatea de alegere a mijloacelor şi căilor de acţiune ca şi de modalitatea de formulare a scopurilor viitoare, adică are flexibilitate; activitatea variabilă a oamenilor care este strâns legată de motivaţie şi convingere, de satisfacţie şi stări morale, de comportamentul complex, de sistemele de comunicare şi informare, de modelele adoptate în procesul de decizie şi de performanţele acestora. Autoorganizarea exprimă capacitatea organizaţiei de a reface echilibrul comportamentelor sale în raport cu perturbaţiile ivite, iar autoinstruirea reflectă capacitatea pe care o are de a folosi experienţele anterioare pentru optimizarea propriei activităţi.

Organizaţia este un sistem ierarhizat în care funcţionează o diviziune a muncii precisă, iar indivizii au status-uri şi roluri clar diferite. Una din caracteristicile de bază ale organizaţiilor este existenţa unei structuri ierarhice a conducerii, respectiv a unui colectiv sau a unor “echipe” care funcţionează având în frunte conducători de diverse ranguri.

Dar, pentru a avea o imagine mai completă a organizaţiei este necesar să subliniem că ea trebuie privită, atât ca sistem, cât şi ca “suprasistem”. Ca sistem, este inclusă în societatea globală, iar ca suprasistem înglobează alte sisteme. În acelaşi timp, organizaţia cuprinde mai multe subsisteme, fiecare având o funcţie specifică. O clasificare operaţională a sistemelor (subsistemelor) participante la “viaţa” internă a organizaţiei o furnizează D. Katz şi R. Kahn, care indică cinci tipuri generice esenţiale:

a. Subsistemul de producţie (production subsystem, în limba engleză) care este cel mai important, deoarece în cadrul lui se desfăşoară transformările pe baza prelucrării “intrărilor” în sistem.

b. Subsistemul de susţinere (supportive subsystem) procură “intrările” din mediu (oameni, materiale, energii), plasează “ieşirile” şi realizează legăturile instituţionale ale organizaţiei cu mediul exterior.

c. Subsistemul de menţinere (maintenance subsystem) care echipează interiorul organizaţiei cu ceea ce este necesar realizării în cele mai bune condiţii a activităţii. Sunt cuprinse aici mecanisme de recrutare şi instruire a forţei de muncă, de solicitare şi motivare conform normelor organizaţiei, de aplicare a sancţiunilor pozitive şi negative pentru atingerea scopurilor organizaţiei.

d. Subsistemul adaptiv (adaptive subsystem), care elaborează măsuri de corecţie, de adaptare a sistemului în urma receptării influenţelor din mediul înconjurător.

e. Subsistemul de conducere (managerial subsystem), care cuprinde activităţile organizate în vederea controlării, coordonării şi dirijării numeroaselor subsisteme ale structurii organizaţiei. Acest subsistem dispune de mecanisme de reglementare şi este investit cu autoritate structurală pe mai multe nivele. El este cel care produce deciziile necesare coordonării şi dirijării tuturor celorlalte subsisteme.

Câteva concluzii se impun:

a. Organizaţiile, ca sisteme sociale complexe, sunt constituite din elemente ce trebuie să acţioneze în mod concentrat pentru a obţine eficienţa organizaţională. Aceasta presupune ca organizaţiile să fie analizate atât din perspectiva capacităţilor de a integra variabilele organizaţionale cu factorii umani, cât şi din aceea de a reacţiona în mod adecvat la influenţa mediului extern.

b. Analiza sistemică a organizaţiilor, ca expresie a aplicării la nivelul socialului a teoriei generale a sistemelor, oferă o nouă perspectivă asupra relaţiilor interumane, precum şi asupra relaţiilor dintre om şi mediu. Teoria organizaţiilor nu este, după cum spunea L. von Bertalanffy “un manual pentru dictatorii de toate felurile, eficace pentru a domina fiinţele umane, aplicând ştiinţific legile de fier, ci dimpotrivă, ea este un avertisment: Leviathanul organizaţiei nu poate înghite individul fără a pecetlui pieirea sa inevitabilă”.

Sub 2 Necesitatea organizării activităţii umane

Organizaţiile constituie o realitate atotcuprinzătoare. Trăim dintotdeauna în organizaţii. Omenirea există de la începuturile sale în interiorul unor forme de organizare. Se poate spune, fără exagerare, că desprinderea lentă a oamenilor din animalitate este determinată de organizarea legăturilor dintre primele fiinţe gânditoare, capabile să realizeze prin propria lor alte “obiecte” decât cele existente în natură. Pe de altă parte, fiecare om fiinţează de la începutul vieţii sale, într-o multitudine de organizaţii coexistente sau succesive (familia, şcoala, sistemul profesional ş.a.m.d.).

Necesitatea organizării activităţii umane şi a construirii organizaţiilor izvorăşte din imperativul cooperării umane. Individului, ca entitate izolată, îi sunt accesibile activităţi şi scopuri extrem de restrânse. Capacitatea sa de acţiune, forţa sa de a răspunde presiunilor mediului exterior sunt limitate. În perioada interbelică, Chaster Barnard, încercând să sugereze temeiurile apariţiei organizaţiilor, imagina o situaţie în care un om intenţionează să mute o stâncă mult prea mare pentru el. Limitele individului în cauză sunt clar exprimate prin enunţuri precum: a)”stânca este prea mare pentru om”; b) “omul este prea mic pentru stâncă. Atât în raport cu solicitările mediului exterior cât şi în ceea ce priveşte propriile sale capacităţi, omul, ca individ, izolat, este limitat, depăşirea limitelor fiind cu putinţă prin acţiunea socială de cooperare.

În organizaţii prin cooperare, oamenii pot face împreună lucruri pe are nu le pot realiza singuri. Condiţiile generale ale constituirii (apariţiei) unei organizaţii sunt:

a) existenţa unor indivizi care consimt să coopereze pentru realizarea unui scop care este al fiecăruia în parte şi al tuturor împreună;

b) capacitatea indivizilor de a comunica între ei, de a conlucra efectiv pentru realizarea scopului comun.

Nevoia de cooperare, ca factor esenţial în geneza organizaţiilor are rădăcini adânci, ce merg spre trăsăturile de esenţă ale omului, prin care acesta de deosebeşte radical de celelalte vieţuitoare:

a) Omul este o “fiinţă gânditoare”, o fiinţă înzestrată cu capacităţi de cunoaştere. Ca homo sapiens, fiinţa umană a declanşat o neîncetată expansiune a cunoaşterii asupra realităţii înconjurătoare şi asupra ei înşişi. Frontierele cunoaşterii, extrem de mobile, se lărgesc în permanenţă, iar potenţa de cunoaştere a omenirii în ansamblu este, în principiu, în permanenta creştere. Omul însă, ca individ izolat, are capacităţi restrânse, limitate de cunoaştere, fapt de impune: