Proiectarea și Realizarea unui Sistem Informatic

1. Proiectarea si realizarea unui sistem informatic

pentru activitatea de gestiune on-line a rezervãrilor.

1.1 Prezentarea sistemului i

1.2 nformational

1.1.1 Prezentarea activitãtii de gestiune a rezervãrilor

Activitatea de gestiune a rezervãrilor implicã:

- preluarea si consemnarea rezervãrilor în registrul de rezervãri

- anularea rezervãrilor

- validarea rezervãrilor

- actualizarea registrelor

- repartizarea camerelor

- eliberarea facturilor fiscale

- întocmirea rapoartelor

- trimiterea documentelor cãtre alte departamente.

Angajatii departamentului Receptie au ca sarcinã preluarea rezervãrilor. Acestia trebuie sã consemneze rezervãrile, fie ele confirmate sau nu, în registrul de rezervãri. În cazul anulãrii sau confirmãrii unei rezervãri înregistrarea sa în registru trebuie actualizatã. Când o rezervare este fãcutã, angajatul trebuie sã repartizeze o camerã care sã îndeplineascã cerintele clientului, consultând tabelul de camere. În cazul în care nu este disponibilã o camerã care sã îndeplineascã criteriile clientului, acesta va fi informat în privinta alternativelor disponibile. Serviciile optionale solicitate vor fi consemnate în registrul de servicii, Datele despre serviciile suplimentare se regãsesc în tabelul de servicii.

La preluarea camerei, clientul va semna un contract de cazare la receptie.

La eliberarea camerei de cãtre client, acesta va primi o chitantã si facturã fiscalã, ce va cuprinde produsele si serviciile de care a beneficiat pe durata sederii. Copii ale acestor acte vor ajunge la departamentul de contabilitate.

Departamentul de receptie întocmeste diferite rapoarte ce redau informatii utile despre activitatea hotelului. Se pot întocmi rapoarte care aratã ce camere se bucurã de un grad ridicat de ocupare, situatia rezervãrilor pe perioade, sau care sunt cele mai populare produse si servicii suplimentare,

1.1.2 Prezentarea documentelor

Documentele folosite la activitatea de gestiune a rezervãrilor sunt:

- registru rezervãri

- tabel camere

- tabel servicii

- registru de servicii

- contract cazare

- facturã fiscalã si chitantã

6

- raport rezervãri pe camere

- raport rezervãri pe luni

- raport top servicii optionale.

Registrul de rezervãri este un registru în care se tine evidenta rezervãrilor. El cuprinde date despre perioada unei rezervãri, camerã, persoanele care solicitã rezervãrile, mese, etc. Aceste registre sunt actualizate în mod constant.

Figura 1 Registru rezervãri

Completare document:

. în câmpul „Nr. Rezervare” este trecut un identificator unic pentru fiecare înregistrare

. câmpul „Datã Cazare” va fi completat cu data în care va fi ocupatã camera

. câmpul „Datã Eliberare” va fi completat cu data în care va fi eliberatã camera

. în câmpul „Nume si Prenume” vor fi trecute numele si prenumele persoanei care solicitã rezervarea

. în câmpul „Camerã” se va specifica numãrul camerei repartizate rezervãrii

. câmpul „Mese” va fi bifat dacã clientul doreste servirea meselor inclusã în rezervare

. câmpul „Confirmat” va fi bifat daca solicitantul a confirmat rezervarea.

Tabelul Camere este un tabel în care este tinutã evidenta camerelor din hotel.

7

Figura 2 Tabel camere

În câmpul „Nr. Camerã” sunt trecute numerele camerelor din hotel. În câmpul „Etaj” este trecut etajul unde se situeazã camera.

Câmpul „Tip Camerã” va fi completat cu tipul camerei:

. camerã persoane dizabilitãti

. camerã single

. camerã dublã

. garsonierã

. Royal Suite

. Eiffel Suite

Câmpul „Tarif” va contine tariful camerei respective.