Fundamentele organizaționale ale sistemelor

1.1. Organizaţia economică. Perspective actuale din punct de vedere managerial.

O organizaţie este o structură socială formală, stabilă care primeşte resurse de la mediul socio-economic şi le prelucrează pentru a produce anumite ieşiri (produse sau servicii). Această definiţie tehnică presupune capitalul şi munca drept factori fundamentali de producţie. Organizaţia transformă aceste intrări în produse şi servicii printr-un proces de producţie.

Produsele şi serviciile sunt consumate de mediu în schimbul furnizării altor intrări. Organizaţiile sunt entităţi formale legale cu reguli şi proceduri care trebuie respectate. Ele pot fi privite şi ca structuri sociale, deoarece reprezintă o colecţie de elemente sociale.

Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă o colecţie de drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp.

Definiţia tehnică este focalizată asupra influenţelor pe care modificările tehnologice (deci şi progresele tehnologiilor informaţiei şi ale comunicaţiilor, IT&C) le au asupra mediului în care intrările sunt transformate în ieşiri.

În cazul definiţiei comportamentale, construirea sau reconstruirea sistemului informatic al organizaţiei presupune mai mult decât o nouă configuraţie a staţiilor de lucru (workstations) sau o nouă aplicaţie informatică

Organizaţiile, în general, pot fi de tip structură antreprenorială, tip birocratic, tip maşină birocratică cu diviziuni, tip maşină birocratică profesională şi de tip adocraţie.

Organizaţiile cu structură antreprenorială sunt de mică amploare, de regulă firme mici cu structuri simple şi conduse de un antreprenor. Un exemplu de astfel de organizaţie este o croitorie.

Organizaţiile de tip birocratic (bureaucracy) sunt organizaţii formale, de dimensiuni medii, cu o diviziune clară asupra muncii, cu proceduri şi reguli de lucru prestabilite şi un proces de luare a deciziei imparţial, cu promovarea angajaţilor pe baza calificărilor tehnice şi a profesionalismului. Acest tip de organizaţie are ca principale caracteristici ale managementului: o echipă centralizată de management, un proces de management centralizat şi un proces de luare a deciziei centralizat. Un exemplu de astfel de tip de organizaţie este firma Softwin SA.

Organizaţiile de tip maşină birocratică cu diviziuni prezintă combinaţii de maşini birocratice multiple, fiecare realizând produse sau servicii distincte, toate conduse de un cartier general central. Se pot da aici ca exemplu firmele Microsoft.

Organizaţiile de tip maşină birocratică profesională se bazează pe cunoştinţe, iar produsele şi serviciile depind de cunoştinţele specialiştilor. Acest tip de organizaţie este dominat de şefi de departamente cu o slabă autoritate centrală. La acest tip de organizaţie se poate ca exemplu firma de impresariat artistic.

Adocraţiile (adhocracy) sunt organizaţii de forţă majoră create pentru a rezolva situaţii de moment şi care trebuie să răspundă unor schimbări rapide ale mediului socio¬economic. Acest tip de organizaţie are în compunere un mare număr de specialişti organizaţi în echipe multidisciplinare, funcţionează pe o durată scurtă de timp şi au un management central slab. Ca exemplu se menţionează firmele de consultanţă.

Toate organizaţiile dezvoltă proceduri de lucru standard, politici şi culturi organizaţionale.

Procedurile de lucru standard sunt reguli precise, proceduri şi practici dezvoltate de organizaţie pentru a face faţă cvasitotalităţii situaţiilor posibile viitoare.

Politicile organizaţionale iau în considerare faptul că oamenii în organizaţii ocupă diferite poziţii, au diferite specialităţi, preocupări şi perspective. Ca urmare, aceştia prezintă diferite puncte de vedere despre distribuirea resurselor, despre modul de recompensare a rezultatelor muncii şi despre modul de sancţionare. Aceste puncte de vedere diferite afectează atât pe manageri, cât şi pe angajaţi şi se materializează în existenţa unor dispute şi a unei competiţii în cadrul organizaţiei.

În mod virtual, toate sistemele informaţionale/sistemele informatice care aduc modificări semnificative în scopurile organizaţiei, în procedurile de lucru, în productivitate şi personal vor ridica o serioasă opoziţie unei astfel de politici organizaţionale.

Cultura organizaţională reprezintă un ansamblu de principii fundamentale despre ceea ce reprezintă organizaţia ca particularităţi, ca produse sau servicii oferite, ca atitudine de coeziune din partea angajaţilor săi. De exemplu, o parte din aceste principii, în cazul unei organizaţii economice, se referă la faptul că managerii cunosc mai multe decât lucrătorii din secţiile productive, iar persoanele de reprezentare a organizaţiei în exterior prezintă calităţile specialiştilor proprii etc.

Sub denumirea de organizaţie economică, în accepţiunea prezentei lucrări, se înţelege organizaţia (de exemplu, o societate comercială care realizează produse sau asigură servicii) care desfăşoară activităţi, potrivit obiectivelor sale, pentru obţinerea unui profit, în condiţii de eficienţă a folosirii tuturor categoriilor de resurse, pe o durată prestabilită.

Organizaţiile economice, în concordanţă cu evoluţia mediului socio-economic, sunt supuse astăzi mai multor provocări legate de: reorganizările interne frecvente în pas cu evoluţia mediului socio-economic; creşterea riscurilor operaţionale şi a cerinţelor directe şi conexe mediului procedural; integrarea tuturor activităţilor de management al relaţiilor interumane, inclusiv cu clienţii; asigurarea eficienţei activităţilor organizaţionale şi corelarea acestora cu evoluţia mediului de afaceri şi cu tendinţele omului modern de a utiliza produse şi servicii potrivite stilului său de viaţă; câştigarea de noi clienţi cu ajutorul analizei economico